penanganan surat keluar

Menangani Surat Keluar

Surat keluar adalah surat yang dibuat/dikirimkan oleh suatu instansi/kantor kepada pihak lain, balk perseorangan, kelompok maupun suatu lembaga

Surat keluar dapat disebabkan tiga faktor antara lain sebagai berikut.

1. Surat keluar merupakan jawaban dari adanya surat masuk yang diterima.
2. Surat keluar merupakan kebutuhan, misalnya kantor ingin mengundang rapat, maka dibuat surat undangan rapat.
3. Surat keluar memberikan informasi, misalnya surat pemberitahuan, surat edaran.

Penanganan surat keluar sistem buku agenda

1. Pembuatan Konsep

Konsep surat sering disebut sebagai draft. Saat pengetikan belum menggunakan komputer (masih menggunakan mesin tik manual atau mesin tik elektrik) untuk membuat surat harus dibuat dulu konsepnya secara tertulis, di atas kertas bergaris/kertas buram/lembar konsep surat. Hal ini karena jika langsung diketik terjadi hanyak kesalahan. Saat ini mesin tik sudah tidak lagi menjadi alat yang populer karena sudah digantikan oleh komputer yang lebih canggih. Konsep yang ditulis tangan pun kini sudah mulai ditinggalkan, konsep surat sudah langsung diketik dengan komputer. Namun demikian, masih ada yang tetap menggunakan cara yang lama dengan membuat konsep ditulis tangan, kemudian diketik dengan menggunakan komputer.

Walau pun hanya konsep, namun pembuatan konsep sebaiknya juga dibuat dengan balk, disusun secara lengkap sesuai dengan aturan pembuatan surat, dengan bagian-bagiar surat dibuat lengkap, termasuk juga bentuk suratnya, sehingg; tidak terjadi banyak perbaikan atau revisi pada saat pengetika

Pembuatan konsep dapat dilakukan secara:

1. Sentralisasi : dipusatkan pada unit tertentu yang menangani kegiatan administrasi persuratan;
2. Desentralisasi : dibuat oleh masing-masing unit atau bagian tertentu sesuai dengan kebutuhar masing-masing.

Pembuatan konsep dapat dilakukan oleh:

1)      Atasan atau pimpinan

• Konsep dibuat dan diketik sendiri secara lengkap. Biasanya untuk surat rahasia.
• Konsep dibuat sendiri dan diserahkan kepada juru tik.
• Konsep dibuat secara garis besar, diselesaikan secara lengkap oleh sekretaris.
• Konsep didiktekan langsung kepada sekretaris atau pembantunya.

2)      Orang yang ditunjuk (Konseptor)

• Pimpinan dapat menunjuk langsung orang yang dipercaya untuk membuat konsep surat.

Agar ada keseragaman dalam pembuatan konsep surat. Sebaiknya konsep ditulis di lembar konsep surat. Selain agar lebih rapi juga memudahkan dalam membuat konsep dan mencegah ada informasi yang tertinggal serta jelas dalam pertanggungjawabannya.

1. Persetujuan Konsep

Jika konsep surat dibuat oleh konseptor atau bawahan, maka konsep tersebut harus mendapatkan persetujuan dari pimpinan. Tujuannya adalah memeriksa apakah konsep surat tersebut sudah sesuai atau perlu diperbaiki atau dikoreksi. Bila konsep sudah mendapat persetujuan dari pimpinan, maka pimpinan akan memberi tanda/paraf (acc) pada konsep tersebut.

1. Pencatatan Surat

Konsep surat yang sudah mendapatkan persetujuan dari pimpinan, selanjutnya dicatat ke dalam buku agenda surat keluar untuk diregistrasi atau didaftarkan. Hal ini bertujuan untuk mendapatkan nomor surat dari agendaris sesuai dengan aturan pemberian nomor surat yang berlaku di kantor tersebut. Format buku agenda dan cara pengisiannya dapat lihat pada materi pengurusan surat masuk sistem buku agenda.

1. Pengetikan Konsep Surat

Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan pimpinan dan mempunyai nomor surat, selanjutnya dapat diserahkan kepada juru tik untuk diketik dengan rapi. Jangan lupa untuk mengetik juga sampul surat yang akan digunakan.

1. Pemeriksaan Pengetikan

Juru tik harus memeriksa pengetikannya sebelum surat tersebut diprint atau dicetak, jangan sampai ada kesalahan pengetikan sekecil apa pun, walau pun hanya satu huruf sekali pun. Apalagi jika berupa angka-angka, harus diteliti, karena beda angka adalah kesalahan fatal. Bahkan konseptor harus memeriksa juga pengetikan tersebut, sehingga benar-benar sesuai dengan konsepnya. Selain itu, konseptor memberikan parafnya dengan pensil pertanda surat sudah sesuai dengan konsep.

1. Penandatanganan Surat

Setelah surat sudah selesai diketik dengan rapi, maka pejabat yang berwenang atau bertanggungjawab terhadap surat tersebut dan membubuhkan tanda tangan di atas nama terang.

1. Pemberian Cap Dinas

Surat yang telah ditandatangani oleh penanggungjawab, selanjutnya diberi cap dinas/stempel sebagai tanda syahnya surat. Surat yang tidak ada cap dinas/stempel akan diragukan keabsahannya. Pemberian cap dinas dibubuhkan di sebelah kiri tanda tangan dengan menyinggung sedikit dari tanda tangan tersebut.

1. Melipat Surat

Surat yang asli dikirim ke alamat yang dituju dengan dilipat secara rapi menggunakan aturan melipat surat. Serrientara itu, tembusannya atau lembar ke-2 disimpan sebagai arsip, tanpa dilipat, karena akan disimpan dalam map/folder di laci filling cabinet. Untuk surat yang nantinya akan dimasukkan ke dalam sampul berukuran besar, tidak perlu dilipat. Melipat surat harus juga memperhatikan ukuran sampul yang akan digunakan.

1. Penyampulan Surat

Surat yang telah dilipat rapi selanjutnya dimasukkan ke dalam sampul yang telah disediakan dan direkatkan dengan lem secara rapi.

Perhatikan juga hal-hal berikut.

1. Gunakan kop surat juga untuk sampul surat.
2. Cantumkan nomor surat bila diperlukan.
3. Jika sampul tidak menggunakan kop surat, harus dibubuhkan cap dinas/stempel pada sampul di sebelah kiri.
4. Perangko secukupnya.

1. Pengiriman Surat

Jasa pengiriman surat merupakan suatu hal yang tidak dapat dipisahkan dalam proses prosedur pengurusan surat, balk surat masuk/surat keluar. Oleh karena itu, dibutuhkan jasa pengiriman surat yang tepat.

Hal yang perlu diperhatikan dalam menggunakan jasa pengiriman surat:

1. jenis surat;
2. informasi yang tercantum dalam surat;
3. tujuan/alamat surat;
4. volume/banyaknya surat.

Pengiriman surat dapat dilakukan dengan empat cara berikut.

1)      Melalui kurir, yaitu orang/pegawai yang ditugaskan untuk mengantar langsung surat kepada alamat yatud -ju-Saat menyerahkan suraflpada orang yang dituju, petugas kurir meminta tanda tangan si penerima bahwa surat sudah disampaikan dengan menggunakan Buku Ekspedisi Ekstern.

2)      Melalui pos, surat diantar langsung ke kantor pos dan diserahkan ke petugas pos dengan menggunakan Buku Ekspedisi Ekstern untuk meminta cap pos setempat bahwa surat sudah dikirim melalui pos. Jika hanya dimasukkan ke kotak pos yang tersedia di tempat umum, cukup dicatat saja dalam buku ekspedisi hahwa pengiriman dilakukan melalui kotak surat.

3)      Melalui perusahaan jasa pengiriman (DHL, TIKI, FEDEX, dan sebagainya).

4)      Melalui Internet (akan dijelaskan tersendiri dalam Kegiatan Belajar 4 “Mengelola dan Mengirim E-Mail”).

1. Penyimpanan Surat

Surat yang asli dikirimkan kepada alamat yang dituju, sedangkan tembusan atau lembar ke-2 disimpan sebagai arsip. Penyimpanan dilakukan dengan menggunakan sistem penyimpanan, Misalnya: sistem abjad, sistem subjek, sistem tanggal, sistem nomor, dan sistem wilayah.

Catatan:

1. Setiap satu surat harus dibuat minimal dua lembar, satu untuk alamat yang dituju, dan lembar kedua untuk arsip.
2. Apabila alamat/orang dituju jumlahnya banyak. Misalnya: surat edaran, maka surat cukup dibuat satu lembar saja, setelah di tandatangani kemudian diperbanyak dengan mesin pengganda, misalnya mesin fotokopi atau risograph, yang asli untuk arsip, salinannya untuk alamat yang dituju.

kartu indeks

kartu indeks

Kartu indeks Kearsipan 

Pengertian arsip secara etimologi berasal dari bahasa Yunani (Greek) yaitu archium yang artinya peti untuk menyiapkan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung tepat atau gedung tempat menyimpan arsipnya.

Perlengkapan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang di gunakan dalam kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama ( penggunaanya relative singkat ) artinya bahan-bahan ini selalu di sediakan secara terus menerus.

Kartu Indeks adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat yang di simpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks dapat dibuat dengan ukuran 12,5 x 7,5. Kartu indeks hanya di gunakan dengan system penyimpanan subjek, tanggal, wilayah, dan nomor.

Kartu indeks memuat informasi tentang:

• Judul/nama surat
• Nomor surat
• Hal surat
• Tanggal surat
• Kode surat
• Kode kartu indeks

penanganan surat dengan kartu kendali

Penanganan surat masuk sistem Kartu Kendali

a.  Pengertian kartu kendali

Sistem kartu kendali adalah istilah lain yang sering dipakai untuk nama kearsipan pola baru. Kartu kendali adalah Lembar isian yang digunakan untuk pencatatn surat

b.  Ciri-ciri kartu kendali

1)  Pada system kartu kendali perlu dilakukan pengelompokan surat antara lain surat penting, surat rahasia dan surat biasa

2)  Lembar kartu kendali terdiri atas 3 warna yaitu: Lembar 1 berwarna kuning, Lembar 2 berwarna hijau dan Lembar 3 berwarna merah

c.  Keuntungan menggunakan kartu kendali

-          Lebih efisien dibanding buku agenda

-          Dapat membedakan sifat surat (penting,biasa,rahasia)

-          Menghilangkan pencatatan berulang

-          Mudah melacak lokasi surat yang diproses

-          Memudahkan penyusunan arsip

-          Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip

d.  Kolom kartu kendali

-          Indeks: Diisi indeks surat

-          Kode: Diisi kode klasifikasi menurut pola klasifikasi

-          Tanggal: Diisi tanggal terima surat

-          No urut: Diisi nomor surat sesuai dengan urutan kartu kendali surat masuk

-          M / K: Diisi apakah surat masuk atau surat keluar

-          Perihal: Diisi hal surat

-          Isi ringkasan: Diisi ringkasan surat

-          Lampiran: Lampiran surat

-          Dari: Alamat pengirim surat kalau merupakan surat masuk

-          Kepada: Alamat yang dikirimi surat untuk surat keluar

-          Tanggal surat: Diisi tanggal surat

-          No surat: Diisi nomor surat

-          Pengolah: Diisi unit pengolah

-          Paraf: Diisi paraf pengolah surat

e.  Prosedur pengurusan surat masuk dengan system kartu kendali

1.  Penerima surat

a.  Surat-surat yang masuk diterima petugas penerima surat kemudian surat disortir untuk dikelompokkan

b.  Meneliti kebenaran alamat surat ,apabila salah alamat langsung dikembalikan.

c.  Membuka surat,mengelompokkan  dan menstempel surat .

2.  Pencatat Surat

a.  Membuka amplop surat dinas

b.  Untuk surat dinas non rahasia

Apabila alamat pengirim tidak tercantum dalam surat dinas maka sampul diikut sertakan bersama surat dinas

Apabila surat rahasia atau pribadi , 

maka cara penanganannya sebagai berikut :

a. urat rahasia/pribadi dilengkapi dengan lembar pengantar rangkap dua  yang diisi informasi pada kolom tujuan surat (kepada),no urut pencatatan surat,asal surat,tanggal surat dan nomor surat,

b.   Surat rahasia atau pribadi dan lembar pengantar rangkap 2 diserahkan kepada tujuan surat(pada unit pengolah yang dimaksud)

     b.   Apabila surat rahasia dan lembar pengantar rangkap 2 sudah diterima oleh petugas /TU unit pengolah dan diparaf pada lembar pengantar ,kemudian lembar  pengantar kedua diambil dan simpan di untuk  kearsipan .

     c.   Untuk kategori surat dinas non rahasia dilampiri dengan kartu kendali surat masuk

     d.   Surat dinas dan KKSM dilampiri lembar disposisi rangkap dua yang sudah diisi .

     e.   Setelah selesai ,surat dikembalikan pada petugas pengendalian surat

    

3.   Pengendali surat

     a.   Surat,KKSM rangkap dua dan lembar disposisi rangkap dua diserahkan pada pengarah surat ,yaitu pimpinan unit kearsipan.

     b.   Selanjutnya, surat,KKSM dan lembar disposisi diserahkan kepada pimpinan instansi untuk mendapatkan disposisi.

     c.   Apabila surat,KKSM dan lembar disposisi sudah diisi disposisinya oleh pimpinan instansi maka surat besert KKSM diteruskan ,KKSM ketiga ditata dan disimpan secara kronologis.

     d.   Menyimpan lembar disiposisi kedua kedalam tickler file  secara kronologis.

     e.   Surat ,KKSM dan lembar disposisi  putih diserahkan kepada unit pengolah .Apabila KKSM kedua sudah diparaf oleh petugas TU unit pengolah maka diambil dan disimpan berdasarkan unit pengolah dan disusun secara kronologis.

      

4.   Pengarah surat

     a.   Menerima surat dinas yang sudah disertai KKSM (rangkap dua) dan lembar disposisi (rangkap dua) dari pengendali surat

     b.   Meneliti kebenaran kode klasifikasi ,indeks dan isi ringkat

     c.   Meneliti kebenaran informasi surat yang akan dimintakan disposisi kepada pimpinan instansi.

     d.   Setelah surat diisi disposisi oleh pimpinan instansi ,kemudian menentukan unit pengolah KKSM sesuai informasi pada lembar disposisi serta membubuhi paraf dan tanggal penyelesaiannya pada kolom tanggal penyelesaian .

     e.   Surat,KKSM dan lembar disposisi yang sudah lengkap diisi  disposisi oleh pimpinan, kemudian diserahkan kepada petugas  unit kearsipan (pengendali surat) untuk dikirim

5.   Pengirim surat

     Kegiatan yang dikaukan pada bagian pengirim surat

     a.   Menerimq surat dinas dan KKSM rangkap dua dan lembar disposisi warna putih dari unit keasipan untuk segera diserahkan ke unit pengolah yang dituju.

     b.   Setelah surat dinas beserta KKSM rangkap dua dan lembar disposisi diterima dan KKSM kedua diparaf oleh petugas TU unit Pengolah ,kemudian KKSM diambil untuk diserahkan kembali kepada petugas di unit kearsipan.

6.   Penyimpan surat

     a.   Menerima KKSM yang sudah diparaf oleh petugas TU unit pengolah.

     b.   Menyimpan KKSM kedua pada kotak kartu kendalidan disesuaikan dengan kronologis.

     c.   Apabila surat masuk merupakan surat rahasia /pribadi ,maka lembar pengantar disimpan berdasarkan unit pengolah dan disusun secara kronolofis

     d.   Menyimpan lembar  disposisi kedua pada kotak tickler file disusun secara kronologis

     e.   Melakukan layanan pengecakan informasi surat masuk melaui KKSM dan lembar pengantar maupun lembar disposisi.

Prosedur Surat Masuk di Unit Pengolah 

a.   Tata Usaha Unit Pengolah, fungsi ini dilaksanakan oleh staf tiap-tiap bidang /bagian ,sesksi,

b.   Pimpinan Unit Pengolah fungsi ini dilaksanakan oleh sekretaris ,kepala bidang/bagian,seksi tata usaha dan kepala seksi.

c.   Unit/Unsur pelaksana ,yaitu kepala sub bagian/sub bidang/sub seksi/urusan dan staf,petugas center file.

penanganan surat masuk dengan buku agenda

A. MENANGANI SURAT MASUK

Penanganan surat masuk adalah semua kegiatan yang dilakukan sejak penerimaan surat masuk, pengelolahan/penyelesaian hingga surat tersebut tersimpan.

Ada dua macam penanganan surat masuk, yaitu;

1.  Sistem buku agenda

2.  Sistem kartu kendali

1.  Penanganan surat masuk sistem buku agenda

Buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat masuk dan keluar dalam satu tahun. Petugas yang mengagendakan surat disebut agendaris.

Buku agenda ada 3 macam;

a.  Buku agenda tunggal/campuran adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar sekaligus berurutan pada tiap halaman

b.  Buku agenda berpasangan adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar di sebelah kanan, atau sebaliknya dengan nomor urut sendiri-sendiri.

c.  Buku agenda kembar adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar disediakan buku sendiri-sendiri.

Beberapa istilah dalam pengurusan surat sistem buku agenda yaitu:

a.  Buku verbal adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat keluar selama satu tahun. Disebut juga buku agenda keluar. Petugasnya disebut verbalis.

b.  Buku ekspedisi adalah buku yang dipergunakan untuk mengantar surat dan sekaligus sebagai tanda terima surat. Petugasnya disebut ekspeditor

c.  Buku arsip/klaper, yaitu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat yang akan disimpan terbagi menurut kode-kode surat dengan nomor urutnya masing-masing.

d.  Disposisi yaitu perintah pimpinan secara singkat yang berkaitan dengan penyelesaian isi surat masuk yang bersangkutan

e.  Blanko konsep, yaitu blanko/formulir yang dipergunakan khusus untuk membuat konsep surat

f.  Blanko surat, yaitu lembaran kertas surat dengan kepala surat yang telah tercetak untuk membuat surat yang akan dikirimkan

g.  Taklik, yaitu suatu tanda (biasanya paraf) dari petugas yang bertanggung jawab meneliti surat keluar yang baru diketik sebelum ditandatangani oleh pimpinan

h.  Cap agenda, yaitu cap segi empat yang dibutuhkan pada surat masuk setelah dicatat pada buku agenda dan diisi menurut isian yang diperoleh dari buku agenda tersebut

Prosedur penanganan surat

a.  Penerimaan surat

Biasanya dilakukan oleh mereka yang bekerja di bagian depan (front office), seperti satpam dan resepsionis. Tugas penerima surat adalah mengumpulkan setiap surat yang masuk, meneliti ketepatan alamat dan menandatangani bukti pengiriman surat sudah diterima

b.  Penyortiran

Setelah surat di terima selanjutnya surat dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju

c.  Pengagendaan/pencatatan surat

 

BUKU EKSPEDISI

uni

PENGERTIAN BUKU EKSPEDISI

Buku Ekspedisi disebut  juga “Buku Pengantar Surat” untuk mencatat pengiriman surat kepada pihak lain. Orang yang melaksanakan pekerjaan ekspedisi disebut ekspeditur. Buku ekspedisi terbagi tiga, yaitu:1.      Buku ekspedisi extern (luar kota) ini digunakan untuk mengirim surat kepada kantor atau jawatan dengan melibatkan kantor pos.
2.      Buku ekspedissi intern (dalam kota) ini digunakan untuk mengirim surat kepada kantor atau jawatan dalam kota saja.
3.      Buku ekspedisi local yang digunakan untuk  membagi surat di dalam kantor masing-masing pihak yang di dalam sebuah kantor.
Kegunaan buku ekspedisi antara lain:1.      Untuk menjamin keselamatan surat-surat yang dikirimkan ke kantor yang dituju.
2.      Untuk tanda bukti bagi pengantar surat, bahwa surat itu benar-benar disampaikan kepada yang bersangkutan
3.      Untuk menghormati yang dikirim.
Contoh buku ekspedisi:

No.	Tanggal Kirim	Surat yang diserahkan			Alamat	Tanda Tangan Penerima
		Tgl	Nomor	Banyak
a	b	c	d	e	f	g

Keterangan:a.      Untuk menulis nomor surat yang diserahkan
b.      Untuk menulis tanggal pembuatan surat yang dikirim
c.      Untuk menulis tanggal pembuatan surat yang diserahkan
d.      Diisi dengan nomor surat yang diserahkan
e.      Diisi menurut banyaknya surat yang diserahkan
f.       Untuk menulis kepada siapa surat itu diserahkan                                  g.   Tempat untuk membubuhkan tanda tangan bagi yang meneria   penyerahan, kadang-kadang pada kolom ini dibubuhi stempel dinas dan juga tanggal penerimaan.