bentuk komunikasi kantor

Bentuk Dasar Komunikasi

Secara garis besar ada dua bentuk dasar komunikasi yaitu komunikasi verbal dan komunikasi non verbal.

1.    Komunikasi verbal adalah bentuk komunikasi yang disampaikan komunikator kepada komunikan dengan cara tertulis atau lisan (Haryani). Dalam dunia bisnis komunikasi verbal menempati porsi terbesar, karena kenyataannya hasil-hasil pemikiran selalu disampaikan lewat komunikasi verbal dengan harapan komunikan lebih mudah memahami pesan-pesan yang disampaikan.

Komunikasi verbal dapat dilakukan dengan:

Berbicara dan Menulis

Mendengar dan Membaca

Aspek-aspek yang harus diperhatikan dalam komunikasi verbal:

1. Vocabulary (perbendaharaan kata)
2. Racing (kecepatan)
3. Intonasi suara
4. Humor
5. Singkat dan jelas
6. Timing (waktu yang tepat)

2.    Komunikasi Non verbal

Komunikasi nonverbal merupakan bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi. Walaupun pada umumnya komunikasi nonverbal memiliki sifat kurang terstruktur sehingga sulit untuk dipelajari, seperti memahami dalam penggunaan bahasa isyarat, ekspresi wajah, gerakan tubuh, sandi, symbol-simbol, warna dan intonasi suara. Komunikasi nonverbal adalah penyampaian pesan tanpa kata-kata dan komunikasi nonverbal memberikan arti kepada komunikasi verbal. Yang termasuk komunikasi nonverbal:

1. Ekspresi wajah
2. Kontak mata
3. Sentuhan
4. Postur tubuh dan gaya berjalan
5. Sound (suara)
6. Gerak isyarat
7. Penampilan pribadi

C.   Bentuk-bentuk komunikasi                 

Bentuk-bentuk komunikasi terdiri dari beberapa bagian antara lain:

1.    Komunikasi Personal

Dalam ilmu komunikasi kita mengenal komunikasi personal adalah seorang individu atau pribadi melakukan komunikasi dengan individu lain. Komunikasi personal yang umumnya bersifat dialog secara formal maupun informal

2.    Komunikasi Organisasi

Menurut Sri Haryani organisasi didefenisikan sebagai suatu unit sosial yang dikoorninasikan secara, terdiri dari dua orang atau lebih dan direncanakan dalam waktu yang panjang. Dari defenisi diatas maka organisasi merupakan tempat berkumpulnya manusia yang saling berinteraksi, dan dalam berinteraksi menimbulkan komunikasi dalam organisasi. Haryani mendefenisikan komunikasi organisasi adalah komunikasi yang terjadi didalam lingkungan organisasi. Setiap bentuk komunikasi dalam organisasi dalam mempelancar kegiatan organisasi dapat dikatakan sebagai komunikasi organisasi.

3.    Komunikasi Massa/Publik

Komunikasi Massa adalah sebagian keterampilan, sebagian seni, sebagian ilmu. Ia adalah keterampilan dalam pengertian bahwa ia meliputi teknik-teknik fundamental tertentu yang dapat dipelajari, seperti memfokuskan kamera TV, mengoperasikan tape recorder atau mencatat ketika mewawancarai. Ia adalah seni dalam pengertian bahwa ia meliputi tantangan-tantangan kreatif seperti menulis skrip pada program TV, mengembangkan tata letak yang estesis untuk iklan majalah. Ia adalah ilmu dalam pengertian bahwa ia meliputi prinsip-prinsip tersebut tentang bagaimana berlangsung komunikasi yang dapat dipergunakan untuk membuat berbagai hal menjadi baik. Warner Dkk.

D.   Hubungan Komunikasi dengan Organisasi

Istilah organisasi berasal dari perkataan latin organizare yang berarti yang berarti to form as or into a whole consisting of interdependent or coordinated parts (membentuk sebagai atau menjadi keseluruhan dari bagian-bagian yang saling bergantung atau terkoordinasi). Jadi secara harfiah organisasi itu berarti panduan dari bagian-bagian yang satu sama lainnya saling bergantung. Organisasi menurut Schein (1982) adalah “Suatu koordinasi rasional kegiatan sejumlah orang untuk mencapai beberapa tujuan umum melalui pembagian pekerjaan dan fungsi melalui hierarki otoriter dan tanggung jawab” (Schein, 1982;25).

Adapun hubungan komunikasi dengan organisasi menurut Hanney (1982), menyatakan bahwa organisasi adalah “Terdiri  atas sejumlah orang, ia melibatkan keadaan saling bergantung, kebergantungan memerlukan koordinasi, koordinasi mensyaratkan komunikasi”(Hanney, 1982;25). Komunikasi dapat dilihat sebagai “Proses mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyebarkan komunikasi yang memungkinkan organisasi berfungsi” (Farace, Monge, & Rusell, 1997;4).

Berdasarkan definisi diatas dapat disimpulkan bahwa dalam sebuah organisasi ada sifat ketergantungan antara karyawan dengan pimpinan dan pimpinan dengan karyawan. Oleh dari itu bagaimana seorang pemimpin mempengaruhi kualitas kinerja karyawannya diperlukan adanya komunikasi organisasi. Komunikasi Organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan-hubungan hierarkis yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.

Komunikasi organisasi, dipandang dari suatu perspektif interpretif (subjektif) adalah proses penciptaan makna atas interaksi yang merupakan organisasi. Komunikasi organisasi adalah “perilaku pengorganisasian”yang terjadi dan bagaimana mereka yang terlibat dalam proses itu berinteraksi dan memberi makna atas apa yang sedang terjadi.

 Salah satu tantangan besar dalam komunikasi organisasi adalah bagaimana menyampaikan informasi ke seluruh bagian organisasi dan bagaimana menerima informasi dari seluruh bagian organisasi. Proses ini berhubungan dengan aliran informasi. Organisasi mengandalkan inovasi dan harus mampu menghasilkan informasi dari para anggotanya. Aliran informasi dapat membantu menentukan iklim dan moral organisasi, yang pada gilirannya berpengaruh pada aliran informasi .

            Informasi tidak mengalir secara harfiah, kenyataannya informasi sendiri tidak bergerak. Sesungguhnya informasi yang terlihat adalah penyampaian suatu pesan, interprestasi penyampaian tersebut, dan penciptaan penyampaian lainnya. Penciptaan, penyampaian dan interprestasi pesan merupakan proses yang mendistribusikan pesan-pesan ke seluruh organisasi.

            Jadi yang kita namakan aliran informasi dalam suatu organisasi, sebenarnya adalah suatu proses dinamik. Dalam proses inilah pesan-pesan secara tetap dan berkesinambungan diciptakan, ditampilkan, diinterprestasikan. Proses ini berlangsung terus dan berubah secara konstan artinya komunikasi organisasi bukanlah sesuatu yang kemudian berhenti tetapi komunikasi yang terjadi sepanjang waktu.

Dimensi-dimensi Komunikasi Dalam Kehidupan Organisasi

1.    Komunikasi Internal

Komunikasi internal dapat didefinisikan oleh. Brennan (dalam Effendy)   (2003) sebagai :

      “Interchange of ideas among the administrators and in particular structure (organization) and interchange of ideas horizontally and vertically within the firm which gets work done (operations management)”.(Pertukaran gagasan diantara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan atau jawatan yang menyebabkan terwujudnya perusahaan atau jawatan tersebut lengkap dengan strukturnya yang khas (organisasi) dan pertukaran gagasan secara horizontal dan vertikal didalam perusahaan atau jawatan yang menyebabkan pekerjaan berlangsung (operasi dan manajemen)” (Brennan dalam Effendy, 2003;122).

  Organisasi sebagai kerangka (framework) menunjukkan adanya pembagian tugas antara orang-orang di dalam organisasi itu dan dapat diklasifikasikan sebagai tenaga pimpinan dan tenaga yang dipimpin. Untuk menyelenggarakannya dan mengawasi pelaksanaan tujuan yang akan dicapai, pimpinan atau administrator mengadakan peraturan sedemikian rupa. Dimana pimpinan tidak perlu berkomunikasi langsung dengan seluruh karyawan. Pimpinan membuat kelompok menurut jenis pekerjaannya dan mengangkat seorang sebagai penanggung jawab atas kelompoknya.

Dengan demikian pimpinan cukup berkomunikasi dengan para penanggung jawab kelompok. Jumlah kelompok serta besarnya kelompok bergantung pada besar-kecilnya organisasi. Untuk memperoleh kejelasan, komunikasi internal dapat dibagi menjadi dua dimensi dan dua jenis, yaitu : komunikasi vertikal dan komunikasi horizontal.

a)      Komunikasi vertikal

Komunikasi  vertikal, dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari jabatan berotoritas lebih tinggi kepada mereka yang berotoritas lebih rendah (downward communications). Mereka yang berotoritas lebih rendah ke jabatan berotoritas lebih tinggi (upward communications), adalah komunikasi dari pimpinan kebawahan dan dari bawahan kepada pimpinan secara timbal-balik (two-way traffic communications). Alam komunikasi vertikal, pimpinan memberikan instruksi-instruksi, petunjuk-petunjuk, informasi-informasi, penjelasan-penjelasan, dan lain-lain kepada bawahannya. Dalam pada itu, bawahan memberikan laporan-laporan, saran-saran dan sebagainya kepada pimpinan.

Komunikasi dua arah secara timbal-balik tersebut dalam organisasi sangat penting sekali. Karena jika hanya satu arah saja dari pimpinan kepada bawahan, maka roda organisasi tidak akan berjalan dengan baik. Pimpinan perlu mengetahui laporan, tanggapan, atau saran para karyawan sehingga suatu keputusan atau kebijaksanaan dapat diambil dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan. Komunikasi vertikal dapat dilakukan secara langsung antara pimpinan seluruh karyawan, bisa juga bertahap melalui eselon-eselon yang banyak bergantung pada besar dan kecilnya perusahaan. Akan tetapi, komunikasi vertikal yang lancar, terbuka, dan saling mengisi merupakan pencerminan sikap kepemimpinan yang demokratis, yakni jenis kepemimpinan yang paling baik diantara jenis-jenis kepemimpinan lainnya.

b)      Komunikasi horizontal

Komunikasi horizontal adalah komunikasi secara mendatar. Komunikasi horizontal terdiri dari penyampaian informasi di antara rekan-rekan sejawat dalam unit kerja yang sama. Unit kerja meliputi individu-individu yang ditempatkan pada tingkat otoritas yang sama dalam organisasi dan mempunyai atasan yang sama. Bentuk komunikasi horizontal yang paling umum mencakup semua jenis kontak antarpersona. Bahkan komunikasi horizontal tertulis cenderung menjadi lebih lazim.

Komunikasi horizontal paling sering terjadi dalam rapat komisi, interaksi pribadi, selama waktu istirahat, obrolan di telepon, memo dan catatan, kegiatan sosial dan lingkaran kualitas. Lingkaran kualitas adalah sebuah kelompok pekerja sukarela yang berbagi wilayah taggung jawab. Dalam komunikasi seperti ini desas-desus cepat sekali menyebar dan menjalar, biasanya yang menjadi perbincangan adalah masalah-masalah pekerjaan atau tindakan pimpinan yang merugikan.

Pemecahan masalah yang timbul akibat proses komunikasi dengan jalur seperti itu adalah tugas public relations (kepala hubungan masyarakat). Tugas pekerjaan kepala humas sebenarnya tidak hanya ke luar (eksternal), tetapi juga ke dalam (internal). Oleh karena itu, ruang lingkup kegiatan public relationsterdapat apa yang disebut internal public relations, yang diantaranya mencakup apa yang dinamakan employee relations, yakni hubungan dengan karyawan. Dalam rangka pelaksanaan employee relations ini, public relations officer terjun kebawah, bergaul dengan karyawan untuk menampung keluhan, keinginan, atau apa saja yang mungkin berpengaruh pada pekerjaan.

Menjalar desas-desus dikalangan karyawan mengenai suatu hal sering kali disebabkan oleh interprestasi yang salah. Tugas kepala humaslah untuk meluruskan, menetralisir, dan menganalisisnya sehingga berada dalam proporsi yang sebenarnya. Antara komunikasi vertikal dan komunikasi horizontal terkadang-kadang terjadi apa yang disebut komunikasi diagonal. Komunikasi diagonal atau disebut komunikasi silang (cross communication) adalah komunikasi antara pimpinan seksi dengan pegawai seksi lain.

2.      Komunikasi Eksternal

Komunikasi eksternal adalah komunikasi antara pimpinan organisasi dengan khalayak di luar organisasi. Pada instansi-instansi pemerintah seperti departemen, direktorat, jawatan dan pada perusahaan-perusahaan besar, disebabkan oleh luasnya ruang lingkup, komunikasi lebih banyak dilakukan oleh kepala hubungan masyarakat daripada oleh pimpinan sendiri. Pimpinan sendiri hanyalah terbatas pada hal-hal yang sangat dianggap penting, yang tidak bisa diwakilkan kepada orang lain, umpamanya perundingan yang menyangkut kebijakkan organisasi. Dimana dilakukan oleh kepala humas dalam kegiatan komunikasi eksternal yang merupakan tangan kanan pimpinan.

Komunikasi eksternal terdiri atas dua jalur secara timbal balik, yakni komunikasi dari organisasi kepada khalayak dan dari khalayak kepada organisasi.

a)            Komunikasi  dari organisasi kepada khalayak

         Komunikasi dari organisasi kepada khalayak pada umumnya bersifat informatif, yang dilakukan sedemikian rupa sehingga khalayak merasa memiliki keterlibatan, setidak-tidaknya ada hubungan batin.

b)            Komunikasi dari khalayak kepada organisasi

Komunikasi dari khalayak kepada organisasi merupakan umpan balik sebagai efek dari kegiatan komunikasi yang dilakukan oleh organisasi. Jika informasi yang disebarkan kepada khalayak itu menimbulkan efek yang sifatnya kontroversial, maka ini disebut opini publik.

Ada beberapa syarat-syarat komunikasi efektif dan bisa diterima oleh karyawan sebagai berikut :

1. Pesan dapat dimengerti
2. Pada saat keputusan diambil, karyawan percaya bahwa komunikasi yang dilancarkan cocok dengan tujuan organisasi
3. Komunikasi cocok dengan kepentingan pribadi karyawan
4. Secara mental dan fisik, karyawan mampu melaksanakannya

Sistem dan proses komunikasi organisasi seperti diuraikan diatas berlaku untuk jenis organisasi ke karyawan apapun : perusahaan, jawatan, badan, lembaga, dan lain-lain.

komunikasi efektif

UKURAN BAGI KOMUNIKASI YANG EFEKTIF

1. Pemahaman

Arti pokok pemahaman adalah penerimaan yang cermat atas kandungan rangsangan seperti yang dimaksudkan oleh pengirim pesan. Dalam hal ini, komunikator dikatakan efektif bila penerima memperoleh pemahaman yang cermat atas pesan yang disampaikannya (kadang-kadang, komunikator menyampaikan pesan tanpa disengaja, yang juga dipahami dengan baik).

Kegagalan utama dalam berkomunikasi adalah ketidak berhasilan dalam menyampaikan isi pesan secara cermat. Sebagai contoh, seorang manajer pelayanan sebuah perusahaan minyak menerima telepon suatu pagi pada musim dingin dari seorang wanita yang melaporkan bahwa pemanas minyaknya rusak. Dan manajer itu bertanya” Berapa tinggi kedudukan termostat?” sebentar, jawab wanita itu setelah beberapa menit ia kembali ke telepon, ”Lima kaki setengah inci ” katanya ”sama seperti biasa”. Kesimpangsiuran seperti ini merupakan kegagalan yang khas untuk memeperoleh pemahaman. Jenis kesalahpahaman seperti ini biasanya mudah diperbaiki melalui penjernihan umpan balik yang diterima, serta mengulangi pesan semula.

Semakin banyak jumlah orang yang terlibat dalam konteks komunikasi, semakin sulit pula untuk menentukan seberapa cermat pesan diterima. Ini merupakan salah satu sebab mengapa diskusi kelompok sering kali berubah menajadi ” arena bebas ”. Komentar demi komentar menjadi nyaris saling lepas, tanpa kaitan antara satu dengan yang lainnya. Bahkan kelompok yang  sudah punya pegangan agenda pun, bisa saja mengalami kegagalan dalam mewujudkan resolusi yang diperlukan bagi pemecahan masalah mereka.  Situasi semacam ini ini memerlukan lebih banyak lagi penjelasan, penyimpulan dan pengarahan pendapat kelompok.

Berkenaan dengan komunikasi publik, telah banyak ditulis materi mengenai bagaimana menyempurnakan pemahaman dalam menyampaikan informasi, kata ”pemahaman” sering diartikan sebagai ”tambahan informasi”. Yang harus diingat oleh pembicara publik adalah bahwa umpan balik yang diterimanya seringkali amat terbatas, jadi pembicaara harus berusaha agar seobjektif dan secermat mungkin menjelaskan masalah yang dikemukakannya. Penggunaan sarana pendukung, sejumlah contoh, anologi dan yang sejenisnya, membantu memeperjelas materi pembicaraan.

Dalam komunikasi organisasional, salah satu hasil terpenting yang diharapkan adalah pemahaman pesan secara cermat. Mustahil suatu perusahaan akan berfungsi dengan baik bila para pegawai tidak memahami tugas yang harus mereka kerjakan. Untuk mencapai atas informasi yang disebarkan melalui memo perusahaan, buku pedoman pegawai, dan penjelasan lainnya yang merupakan kebijaksanaan perusahaan.

Dalam komunikasi massa, penyebaran informasi juga sering menjadi tujuan utama (Siaran warta berita, film dokumenter, acara video tape, segera terlintas dalam pikiran). Mereka yang berkecimpung dalam media massa harus mampu mengembangkan keahlian komunikasi mereka sehingga mereka dapat mengatur, menyajikan dan menafsirkan informasi dengan cara yang dapat meningkatkan pemahaman.

2. Kesenangan

Tidak semua komunikasi ditujukan untuk menyampaikan maksud tertentu. Sebenarnya, tujuan mazhab analisis transaksional adalah sekedar    berkomunikasi dengan orang lain untuk menimbulkan kesejahteraan bersama. Komunikasi semacam ini biasa disebut komunikasi fatik (phatic communication), atau mempertahankan hubungan insani. Sapaan singkat seperti : ”Hei”, ”Apa kabar ?”, ”Bagaimana keadaanmu?”, merupakan contoh komunikasi jenis ini. Berkencan, minum kopi, dan ramah tamah merupakan acara yang sengaja dirancang agar orang dapat memperoleh kesenangan dari perjumpaan dan obrolan-obrolan tersebut. Tingkat kesenangan dalam berkomunikasi berkaitan dengan perasaan  kita terhadap orang yang berinteraksi dengan kita.

Tujuan komunikasi publik dapat pula untuk kesenangan, misalnya ceramah setelah acara makan malam dan celoteh seorang penghibur yang sengaja dilakukan untuk menyenangkan hadirin. Kebanyakan komunikasi informal dalam suatu organisasi, berlangsung pada saat makan siang, istirahat minum kopi, piknik bersama atau pada acara di klub dansa. Demikian pula di bioskop, dalam acara komedi situasi, maupun dalam peristiwa olahraga di televisi, kita menyaksikan hiburan yang diselenggarakan dalam skala besar.

3. Mempengaruhi Sikap

Andaikan lima orang politisi berunding untuk menentukan jalan terbaik bagi penurunan biaya dalam kontrak militer, dan mereka menemukan jalan buntu karena perbedaan yang tajam diantara mereka. Situasi semacam ini sering disalahartikan sebagai : ”kagagalan komunikasi”. Bila piahk yang berdebat bisa lebih saling memahami, dapat diperkirakan perbedaan diantara mereka dapat dikurangi dan melalui perundingan mungkin dapat dicapai persetujuan. Menurut Acuff (1993), sepanjang sejarah belum pernah ada kebetulan yang demikian besar akan keahlian berunding secara internasional, yakni kemampuan para perunding untuk saling mempengaruhi pihak lain dengan cara yang positif dan konstruktif. Ingatlah, memahami dan menyetujui adalah dua hal yang sama sekali berlainan. Ketika anda memahami pesan seseorang itu dapat saja berarti anda tidak menyetujuinya, bahkan boleh jadi anda jauh lebih baik tidak setuju dari pada sebelumnya.

Tindakan mempengaruhi orang lain merupakan bagian dari kehidupan sehari- hari. Dalam berbagai situasi kita berusaha mempengaruhi sikap orang lain, dan berusaha agar orang lain memahami ucapan kita. Proses mengubah dan merumuskan kembali sikap, atau pengaruh sikap( attitude influence), berlangsung terus seumur hidup. Dalam hubungan antar dua orang, pengaruh sikap sering disebut ”pengaruh sosial”. Dalam obrolan dengan biro penasihat, hal ini disebut ”bujukan halus” (gantle persuasion). Mempengaruhi sikap tidak kalah pentingnya dalam komunikasi kelompok kecil atau organisasional. Misalnya, konsesus diantara anggota kelompok merupakan tujuan dalam diskusi untuk memecahkan persoalan. Kegiatan industri sering mencoba, terutama melalui media masa untuk mempengaruhi sikap publik atau bisnis raksasanya dengan cara penyajian yang cenderung berlebihan (misalnya : iklan Exxon mengenai ekologi mengatakan bahwa industri bahan bakar amat peduli pada masalah polusi yang  disebabkan oleh buangan industri). Bila diterapkan pada konteks komunikasi publik dan komunikasi massa, proses mempengaruhi sikap disebut membujuk (persuasi). Pengkajian komunikasi massa terutama berkenaan dengan pengaruh persuasif pesan terhadap para pemimpin pendapat yang merupakan bagian dari khalayak yang lebih luas.

Dalam menentukan tingkat keberhasilan berkomunikasi, ingatlah bahwa anda bisa saja gagal mengubah sikap orang lain, namun orang tersebut tetap dapat memahami apa yang anda maksudkan. Dengan perkataan lain, kegagalan dalam mengubah pandangan seseorang jangan disamakan dengan kegagalan dalam meningkatkan pemahaman.

4. Memperbaiki Hubungan

Sudah menjadi keyakinan umum bahwa bila seseorang dapat memilih kata yang tepat, mempersiapkannya jauh sebelumnya, dan mengemukakannya dengan tepat pula, maka hasil komunikasi yang sempurna dapat dipastikan. Namun keefektifan komunikasi secara keseluruhan masih memerlukan suasana psikologis yang positif dan penuh kepercayaan. Bila hubungan manusia dibayang-bayangi oleh ketidak percayaan, maka pesan yang disampaikan oleh komunikator yang paling kompeten pun bisa saja berubah makna atau didiskreditkan. Para pemilih akan was-was pada janji walikota yang mengatakan bahwa bila ia dipilih kembali, ia akan menempati semua janjinya semasa kampanye yang belum dipenuhi pada masa jabatan yang pertama. Seorang pemuda munkin sulit untuk tetap percaya bahwa si gadis masih tertarik padanya bila si gadis membatalkan lagi janji kencannya untuk yang ketiga atau keempat kalinya. Pak professor akan curiga pada mahasiswa yang meminta izin tidak ikut ujian tengah semester, bila satu jam setelah itu, si mahasiswa memimpin rapat di senat mahasiswa.

Telah dikemukakan bahwa kegagalan utama dalam berkomunikasi muncul  bila isi pesan tidak dipahami secara cermat. Di pihak lain, kegagalan-kegagalan lainnya  muncul  karena  gangguan  dalam  hubungan  insani  yang   berasal    dari kesalahpahaman. Hal ini tumbuh dari rasa frustasi, kemarahan atau kebingungan (kadang-kadang muncul ketiga hal tersebut sekaligus) sebagai akibat kegagalan awal dalam pemahaman. Karena kegagalan jenis ini cenderung mempertentangkaan komunikator-komunikator yang terlibat  maka penanganannya menjadi sulit, Dengan mengakui bahwa awal kesalahpahaman biasa muncul dalam komunikasi sehari-hari, mungkin kita dapat lebih sabar menghadapinya dan menghindarinya, atau paling tidak meminimalkan pengaruh buruknya terhadap hubungan antar persona.

Jenis pemahaman lainnya yang berpengaruh besar dalam hubungan insani adalah memahami motivasi orang lain. Kadang-kadang komunikasi dilakukan bukan untuk menyampaikan informasi atau untuk mengubah sikap seseorang, tapi hanya untuk ”dipahami” dalam pengertian yang kedua ini.

5. Tindakan

Banyak orang berpendapat bahwa komunikasi apapun tidak ada gunanya bila tidak memberi hasil yang sesuai dengan yang diinginkan. Sampai saat ini, hasil- hasil yang telah dibahas antara lain ; pemahaman, kesenganan, mempengaruhi sikap dan memperbaiki hubungan penting dalam kesempatan dan tempat tertentu. Ada beberapa contoh tindakan yang menjadi penentu utama bagi keberhasilan seorang komunikator. Dalam obrolan dengan seorang salesman mobil, salesman itu tidak hanya menginginkan agar anda lebih menyukai mobil yang ditawarkannya dari pada yang ditawarkan oleh perusahaan lainnya, namun ia pun ingin anda membeli mobilnya; tujuan utamanya bukanlah mengubah sikap. Seorang guru matematika akan kecewa bila muridnya mengatakan telah  mengerti suatu persoalan, tetapi tidak mampu mengerjakan soal yang serupa dalam ujian. Kita bisa mempertanyakan keefektifan komisi keuangan yang telah dicapai konsensus untuk mengimbangkan anggaran belanja, tetapi gagal merealisasikannya.

Mendorong orang lain untuk melakukan tindakan yang sesuai dengan yang kita inginkan, merupakan hasil yang paling sulit dicapai dalam berkomunikasi. Tampaknya lebih mudah mengusahakan agar pesan kita dipahami dari pada mengusahkannya agar pesan kita disetujui. Selanjutnya, lebih mudah membuat orang lain setuju untuk melakukan olahraga teratur dari pada membuatnya melakukan olahraga. Kita tahu bahwa beberapa perilaku muncul karena paksaan, tekanan sosial, atau karena peranan dokter, semua ini tidak memerlukan perubahan sikap terlebih dahulu. Biasanya tindakan sukarela muncul lebih dulu sebelum terjadi perubahan sikap. Bila anda mencoba membangkitkan tindakan para penerima pesan, kemungkinan responnya yang sesuai dengan yang anda inginkan akan lebih besar dari yang anda dapat :

1. Memudahkan pemahaman penerima tentang apa yang anda harapkan,
2. Meyakinkan penerima bahwa tujuan anda itu masuk akal, dan
3. Mempertahankan hubungan harmonis dengan penerima.

Tindakan yang anda harapkan tidak secara otomatis, namun besar kemunkinan akan terwujud bila ketiga hal tersebut diatas telah anda penuhi. Kesulitan dalam mengusahakan agar penerima pesan melakukan tindakan seperti yang diharapkan oleh pengirim pesan, menjadi jauh lebih besar dalam konteks komunikasi organisasional dan komunikasi masa. Memo manajer yang pedas untuk pegawai yang  mangkir, akan  menyebabkan  jumlah pegawai yang  mangkir menjadi lebih banyak lagi, atau hasil produksi disabotase dibagian perakitan. Jelas media masa sering tertarik pada kerumunan orang banyak, karena ada promosi deterjen. Para peneliti masih mempertanyakan keefektifan komunikasi masa dalam mengubah perilaku, Terbukti misalnya bahwa kampanye politisi melalui media masa, kecil pengaruhnya secara langsung terhadap perubahan cara-cara pemilihan.

Singkatnya, Lima hasil yang diperoleh melalui komunikasi insani yang efektif adalah pemahaman, kesenangan, pengaruh pada sikap, hubungan yang lebih baik dan tindakan. Dalam beberapa topik yang berlainan dalam buku ini, ada pembahasan khusus tentang setiap hasil komunikasi tersebut. Misalnya konsep keserupaan sikap. Demikian pula, konsep kepercayaan, kekompakan dan kredibilitas sumber, semuanya berkaitan dalam memperbaiki hubungan insani( Lubis, 2002:42-48).

unsur-unsur administrasi perkantoran

UNSUR - UNSUR ADMINISTRASI PERKANTORAN

Unsur - unsur administrasi perkantoran terdiri dari   :

Organisasi, merupakan tempat dan kerja sama langkah kerja dalam rangka mewujudkan tujuan penyelesaian pekerjaan yang telah ditetapkan sebelumnya. Organisasi  sebagai tempat terdiri dari gedung perkantoran dan ruang kerja yang dilengkapi fasilitas - fasilitas untuk penyelesaian pekerjaan kantor. Fasilitas - fasilitas tersebut meliputi perabotan kantor, mesin kantor dan perlengkapan ruang kerja yang dapat menjamin efektifitas penyelesaian pekerjaan kantor. Sedang organisasi sebagai proses kerja sama secara dinamis sekelompok personil kantor dalam mengelola data / informasi  untuk memberikan layanan kepada pegawai yang lakukan penyelesaian pekerjaan pokok organisasi. Organisasi  sebagai tempat berarti memiliki pengertian statis dan organisasi sebagai proses kerja sama  berarti memiliki pengertian secara dinamis dengan ciri - ciri  : 1. terdapat sekelompok orang 2. memiliki tujuan dan 3. terdapat kerja sama yang teratur.

1. Menejemen atau tata laksana , yaitu bentuk rangkaian kegiatan penataan secara teratur  agar pelaksanaan kegiatan administrasi perkantoran dilaksanakan secara teratur dan terkendali agar mencapai tujuan penyelesaian pekerjaan kantor sesuai dengan yang telah ditetapkan secara efektif. Dalam manajemen memiliki aktivitas - aktivitas antara lain : 1. perencanaan/ planing ,2. pengorganisasian / organizing, 3. actuating/ penggerakan, 4. controlling/ pengawasan. Perencanaan merupakan langkah kegiatan menyusun tujuan yang hendak dicapai, prosedur operasi standar untuk pedoman kerja, merencanakan sumber daya dan sdm, dsb. Pengorganisasian merupakan langkah menghimpun sumber daya dan sdm, dan dana yang diperlukan untuk melaksanakan proses penyelesaian pekerjaan kantor. Actuating merupakan langkah mengerahkan sumber daya dan personil untuk melaksanakan beban pekerjaan administrasi untuk menunjang pekerjaan pokok. Dan pengawasan adalah tindakan yang dilakukan secara sengaja untuk melakukan pengendalian agar tidak terjadi kesalahan atau untuk menyelaraskan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan, serta kegiatan ini dilakukan mulai dari perencanaa, pengorganisasian, dan actuating
2. Kepegawaian/ Personalia, merupakan bentuk aktivitas yang selalu berhubungan dengan pengelolaan sumber daya manusia yang diperlukan organisasi kerja yang meliputi : pengadaan pengawai, pengangkatan pegawai, pembinaan pegawai, penggajian dan pemberian kesejahteraan pegawai, serta pemberhentian pegawai.
3. Keuangan, merupakan kegiatan yang dilakukan terkait dengan pengelolaan anggaran untuk menunjang aktivitas penyelesaian pekerjaan kantor dan pokok organisasi kerja.
4. Perbekalan/ Perlengkapan, merupakan kegiatan yang mengelola segala kebutuhan perabotan kantor, mesin kantor, alat tulis kantor, dan perlengkapan ruang kerja untuk membantu mewujudkan tujuan penyelesaian pekerjaan pokok yang telah ditetapkan.
5. Ketatausahaan/ kesekretariatan/ Pekerjaan kantor, merupakan aktivitas pengolahan informasi yang diperlukan untuk membantu proses penyelesaian pekerjaan pokok organisasi seperti mail handling, kearsipan, penanganan telepon, penggandaan dokumen, distribusi dokumen.
6. Komunikasi/ Tata hubungang, yaitu kegiatan yang menyelenggarakan pendistribusian informasi pada proses penyelesaian pekerjaan pada organisasi kerja dalam rangka untuk terwujud intregritas/ kesatuan langkah pada penyelesaian pekerjaan kantor untuk menunjang penyelesaian pekerjaan pokok.
7. Hubungan masyarakat/ public relation, kegiatan yang menghubungkan kepentingan internal organisasi kerja dengan eksternal organisasi kerja yang ada kepentingan dengan organisasi kerja atau sebaliknya. Kegiatan yang dilakukan terkait pengadaan data internal untuk pihak luar organisasi yang berkepentingan internal organisasi dan pengadaan data eksternal organisasi untuk kepentingan internal.

Etika Komunikasi Kantor

Etika berasal dari kata ethikus (latin) dan dalam bahasa Yunani disebut ethicos yang berarti kebiasaan, norma-norma, nilai-nilai, kadiah-kaidah, dan ukuran-ukuran baik dan buruk tingkah laku manusia.

Jadi, etika komunikasi adalah norma, nilai, atau ukuran tingkah laku baik dalam kegiatan komunikasi di suatu masyarakat. Etika dan komunikasi merupakan dua hal yang tidak dapat dipisahkan. Dimanapun dan dengan siapapun orang berkomunikasi, pertimbangan etis harus selalu diperhatikan agar lawan bicara dapat menerima dengan baik. Etika dalam suatu pembicaraan harus digunakan untuk menghargai dan menghormati lawan bicara.

Demikian pula dalam kegiatan komunikasi di perkantoran diperlukan juga etika. Etika komunikasi perkantoran merupakan istilah yang mempunyai pengertian sendiri, yakni norma, nilai atau ukuran tingkah laku yang baik dalam kegiatan komunikasi di suatu perkantoran.

Pada dasarnya komunikasi perkantoran dapat berlangsung secara lisan maupun tertulis. Secara lisan dapat terjadi secara langsung (tatap muka) maupun dengan menggunakan media telepon. Sedangkan secara tertulis misalnya dengan mempergunakan surat. Baik komunikasi langsung maupun tidak langsung, etika perlu diperhatikan.

Komunikasi perkantoran merupakan proses komunikasi antara pimpinan dengan anggota, antaranggota, maupun antarunsur pimpinan. Untuk menjaga agar proses komunikasi tersebut berjalan dengan baik dan tidak menimbulkan dampak negatif, maka diperlukan etika komunikasi.

Cara paling mudah menerapkan etika komunikasi di perkantoran adalah semua anggota dan pimpinan perkantoran perlu memperhatikan beberapa hal berikut ini

1. Tata krama pergaulan yang baik
2. Norma kesusilaan dan berbudi pekerti
3. Norma sopan santun dalam segala tindakan

Komunikasi merupakan salah satu bidang yang sangat penting dalam kegiatan kantor. Seorang manajer harus dapat berkomunikasi secara efektif dengan semua pegawai kantor, baik secara horizontal maupun vertikal atau secara diagonal. Pengurusan informasi (information handling) yakni menyampaikan dan penerimaan berita akan berjalan dengan baik bila dalam kantor itu terdapat komunikasi yang efektif.

administrasi menurut beberapa ahli

Pengertian Administrasi Menurut Para Ahli

• Arthur Grager

Administrasi adalah fungsi komunikasi pelaksanaan dan jasa dari slip organisasi.

• George Terry

administrasi adalah pengendalian, dan pengorganisasian kerja, serta mobilisasi mereka yang menerapkannya untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.

• Sondang P. Siagian

Administrasi adalah keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

• William Leffingwell dan Edwin Robinson

Administrasi adalah cabang dari manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor yang efisien, kapan dan di mana pekerjaan itu harus dilakukan.

• Ulbert

Administrasi dalam arti sempit didefinisikan sebagai persiapan sistematis dan pencatatan data dan informasi baik secara internal maupun eksternal untuk tujuan memberikan informasi dan membuatnya lebih mudah untuk memulihkan sebagian atau seluruhnya. Sebuah pemahaman sempit administrasi lebih dikenal sebagai Administrasi.

• Munawardi Reksohadiprowiro

“dalam arti sempit” administrasi berarti pemerintahan, termasuk pengaturan setiap rapi dan sistematis serta penentuan fakta dan ditulis dengan tujuan memperoleh pandangan yang komprehensif dan keterkaitan antara fakta dengan fakta lain.

• Menurut Wijana

Administrasi adalah “kombinasi dari semua Negara biaya rendah dan tinggi menjalankan pemerintahan dan polisi pelakanaan.

• Leonard D. White (1958)

Administrasi adalah proses yang umum di semua upaya kelompok di kedua perusahaan publik atau swasta.

• Wiliaw H. Newman (1963)

Administrasi adalah kepemimpinan dan pengawasan kelompok usaha individu untuk mencapai tujuan bersama.

• Menurut WH EVANS

Administrasi adalah fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan arah semua tahap operasi perusahaan dalam bahan pengolahan informasi, komunikasi, dan memori organisasi.

• Menurut Simon

Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan kerjasama untuk menyelesaikan tugas bersama-sama.

• FX.Soedjadi

Administrasi adalah kegiatan prosedur usahakantor (catatan, mengetik, menggandakan, dan sebagainya).

• Menurut The Liang Gie mengatakan

“Administrasi secara luas adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kemitraan untuk mencapai tujuan tertentu”

• Soewarno Handayaningrat

“Administrasi yang meliputi catatan, korespondensi, pembukuan ringan, keti-mengetik, sehingga agenda teknis dan administratif.

• Menurut M/E Dimock Dan G.O Dimock

Administrasi Negara merupakan bagian dari administrasi publik yang memiliki bidang yang lebih luas, yang merupakan studi tentang bagaimana lembaga – lembaga mulai dari keluarga untuk percaya bangsa – bangsa disusun, digerakkan dan dikemudikan.

• Bachsan Mustafa, SH

Administrasi Negara adalah kombinasi dari posisi – posisi yang dibentuk dan diatur bertingkat dipercayakan kepada tubuh – membuat badan hukum – hukum dan badan – badan kehakuman.

• Wilson 1987

Administrasi sebagai ilmu. Pemikiran tentang kepemimpinan resmi supremasi politik birokrasi yang timbul dari perbedaan antara fungsi politik dan administrasi, dan asumsi tentang superioritas fungsi – fungsi administrasi politik. Klasik slogan yang pernah ditawarkan ketika fungsi politik berakhir fungsi administrasi itu mulai, ketika akhir politik, administrasi – Wilson 1941.

• John M. Pfiffer dan Robert V

Administrasi negara adalah proses yang berkaitan dengan pelaksanaan kebijakan – kebijakan pemerintah, keterampilan bimbingan dan teknik – teknik yang tidak terbatas jumlahnya, memberikan arah dan tujuan untuk mencoba sejumlah orang.

• Menurut Prof. Dr. Prajudi Atmosudirdjo

Administrasi Negara melakukan fungsi bantuan pemerintah berarti pemerintah (pejabat) tidak dapat memenuhi tugas – tugas tanpa administrasi Negara.

tata lingkungan kantor

Tata Lingkungan kantor

1.      Penerangan/Cahaya

Karena penerangan sangat besar manfaatnya untuk keselamatan bekerja dan kelancaran kerja bagi para pegawai, maka perlu diperhatikan adanya penerangan (cahaya) yang terang tetapi tidak menyilaukan. Cahaya yang kurang jelas (kurang cukup) mengakibatkan penglihatan kurang jelas, sehingga pekerjaan akan lambat, banyak kesalahan terjadi, dan tentu saja hal ini menyebabkan kurang efesien dalam melaksanakan pekerjaan, sehingga tujuan organisasi tersebut tidak dapat dicapai secara efektif. Pada dasar nya, cahaya dapat dibedakan menjadi dua, yaitu:

a. Cahaya alam yang berasal dari sinar matahari

b. Cahaya buatan, berupa lampu

2. Tata Warna

Menata warna dalam ruangan kerja perlu dipelajari dan direncanakan dengan teliti dan sebaik-baiknya. Meskipun pada kenyataannya tata warna tidak dapat dipisahkan dengan penataan dekorasi. Hal ini dapat dimaklumi, karena warna mempunyai pengaruh besar pada perasaan. Sifat dan pengaruh warna kadang-kadang menimbulkan rasa senang, sedih dan lain- lain, sehingga di dalam sifat warna itu sendiri dapat merangsang perasaan manusia.

4.    Ventilasi pengatur udara

Pegawai akan sulit dapat bekerja dengan baik pada suhu berkisar antara 13-24 derajat celcius

4. Dekorasi

Masalah dekorasi ada hubungannya dengan tata warna yang baik, karena itu dekorasi tidak hanya mempermasalahkan hiasan ruangan kerja saja tetapi harus diperhatikan cara mengatur letaknya, susunan dan tata warna perlengkapan yang akan dipasang atau diatur.

5. Suara Bising

Karena pada umumnya pekerjaan yang ada membutuhkan kosentrasi, maka suara bising hendaknya dihindarkan agar supaya pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan dengan lancar, dan efesien sehingga produktivitas kerja akan meningkat.

6. Musik

Menurut para peneliti, musik yang nadanya lembut sesuai dengan suasana, waktu dan tempatnya dapat membangkitkan dan merangsang bekerja. Oleh karena itu lagu-lagu dapat dipilih dengan teliti untuk dikumandangkan di tempat kerja. Kalau tidak justru akan mengganggu konsentrasi kerja.

7. Keamanan

Perlu diingat bahwa di dalam merencanakan Tata Ruang Kantor hendaknya selalu diperhatikan adanya keamanan dalam bekerja, oleh karena itu faktor keamanan perlu betul-betul diper timbangkan secara hati- hati dan teliti.

Prinsip 5R dalam tata ruang kantor

Setiap perusahaan pasti mengharapkan suatu lingkungan kerja yang selalu bersih, rapi, dan masing – masing orang mempunyai konsistensi dan disiplin diri, sehingga mampu mendukung terciptanya tingkat efisiensi dan produktifitas yang tinggi di perusahaan. Untuk itu diperlukan upaya dengan melakukan penerapan program 5R Yaitu:Ringkas, Rapi, Resik, Rawat dan Rajin