macam-macam komunikasi

   MACAM-MACAM KOMUNIKASI

Berdasarkan kelangsungannya komunikasi dibedakan sebagai berikut:

1.   Komunikasi Langsung

Komunikasi langsung adalah komunikasi berbentuk kata-kata, gerakan-gerakan yang berarti khusus, dan isyarat.Contohnya, kita berbicara secara langsung kepada seseorang di hadapan kita.

2.   Komunikasi Tidak Langsung

Komunikasi tidak langsung adalah komunikasi dengan menggunakan alat dan mekanisme untuk melipat gandakan jumlah penerima pesan (sasaran) atau untuk menghadapi hambatan geografis dan waktu, misalnya menggunakan radio dan buku.

Macam Komunikasi berdasarkan jumlah peserta yang terlibat dapat dibedakan menjadi enam, yaitu sebagai berikut:

1.    Komunikasi Intrapersonal (intrapribadi), yaitu komunikasi dengan diri sendiri, baik secara sadar maupun tidak sadar, misalnya ketika berfikir.

2.    Komunikasi Interpersonal (antarpribadi), yaitu komunikasi secara tatap muka yang memungkinkan setiap pesertanya menangkap reaksi orang lain secara langsung, baik secara verbal maupun nonverbal. Contohnya, guru dengan murid dan antara dua sahabat.

3.    Komunikasi Kelompok, yaitu komunikasi antara sekumpulan orang yang mempunyai tujuan yang sama, berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan bersama, mengenal satu sama lain, dan memandang mereka sebagai bagian dari kelompok tersebut. Contohnya keluarga atau rapat untuk memutuskan suatu persoalan.

4.    Komunikasi Publik, yaitu komunikasi antara seorang pembicara dengan sejumlah orang yang tidak dapat dikenali satu per satu. Komunikasi ini biasanya berlangsung formal dan menuntut persiapan pesan yang cermat serta kemampuan menghadapi sejumlah orang. Dalam komunikasi ini hanya satu pihak yang cenderung pasif. Contohnya, kuliah dan seminar.

5.    Komunikasi Organisasi, yaitu komunikasi yang terjadi dalam suatu organisasi, baik formal maupun informal dan berlangsung dalam suatu jaringan yang lebih besar dan jaringan sekelompok. Contohnya, komunikasi antarteman sejawat.

6.    Komunikasi Massa, yaitu komunikasi yang mana organisasi media membuat dan menyebarkan pesan kepada khalayak banyak (publik) melalui media massa, baik cetak (majalah dan surat kabar) maupun elektronik (radio dan televisi).

Macam-macam komunikasi berdasarkan arah pesan atau aliran informasinya dapat dibedakan menjadi lima, yaitu sebagai berikut:

1.    Komunikasi satu arah (simplex), yaitu pesan yang disampaikan oleh sumber kepada sasarannya dan sasaran tersebut tidak dapat atau tidak mempunyai kesempatan untuk memberikan umpan balik atau bertanya, misalnya komunikasi antar penyiar radio.

2.    Komunikasi timbal balik atau dua arah (two ways cummunication), yaitu komunikasi yang mana pesan disampaikan kepada sasaran dan sasaran memberikan umpan balik. Contohnya, komunikasi kelompok atau perorangan.

3.    Komunikasi ke atas, yaitu komunikasi yang terjadi dari bawahan kepada atasan. Contohnya, kepala sekolah dengan para guru.

4.    Komunikasi ke bawah, yaitu komunikasi yang terjadi dari atasan kepada bawahan. Contohnya,guru dengan kepala sekolah.

5.    Komunikasi ke samping, yaitu komunikasi yang terjadi di antara orang yang memiliki kedudukan sejajar. Contohnya, antar sesama teman sekolah.

Macam – macam komunikasi menurut maksudnya dapat dibedakan menjadi lima, yaitu sebagai berikut.

1.    Berpidato, yaitu suatu ucapan dengan tujuan yang baik untuk disampaikan kepada orang banyak. Contohnya pidato kenegaraan.

2.    Ceramah, yaitu komunikasi yang bertujuan memberikan nasihat dan petunjuk-petunjuk sementara kepada audiensi yang bertindak sebagai pendengar.

3.    Wawancara, yaitu metode pengumpulan berita, data, fakta dilapangan yang dapat dilakukan dengan proses langsung atau tidak langsung, misalnya melalui telepon, surat, atau internet.

4.    Perintah dan tugas, yaitu komunikasi yang bertujuan memberikan perintah untuk melakukan sesuatu.

5.    Prasaran, yaitu komunikasi yang mana pesan diajukan dalam suatu pertemuan, seperti konferensi, mekanisme dan dimaksudkan sebagai bahan untuk menyusun hasil pertemuan.

SURAT MENYURAT

A. Pengertian Surat Menyurat

Secara umum surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis kepada pihak lain baik atas nama pribadi (sendiri) ataupun karena kedinasan.

Surat juga merupakan wakil resmi dari yang mengirim untuk membicarakan masalah yang dihadapi. Secara singkat dapat diketemukan bahwa surat adalah alat komunikasi penting dalam tata kerja tata usaha.
Apabila terjadi hubungan surat menyurat secara terus menerus dan berkesinambungan, maka kegiatan ini disebut surat menyurat atau lazimnya korespondensi.

B. Fungsi Surat Menyurat

Surat yang berfungsi sebagai salah satu alat komunikasi dalam dunia usaha dan perkantoran, dapat juga berfungsi sebagai :
1. Alat bukti tertulis : adanya hitam di atas putih berguna untuk dijadikan bukti apabila terjadi perselisihan atau salah penafsiran antar kantor atau pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi.
2. Alat pengingat : berguna untuk mengetahui hal-hal yang terlupa atau telah lama.
3. Bukti historis : berguna sebagai bahan riset mengenai keadaan atau aktivitas suatu organisasi pada masa-masa lalu.
4. Duta organisasi : surat dapat mencerminkan keadaan mentalitas, jiwa dan kondisi intern dari organisasi atau kantor yang bersangkutan.
5. Pedoman : surat juga merupakan pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan.

c. Jenis-Jenis Surat Menyurat

menurut kepentingan dan pengirimnya, surta dapat dikelompokkan sebagai berikut :
a. surat pribadi, yaitu surat yang dikirimkan seseoarang kepada orang lain atau suatu oarganisasi/instansi. kalau surat ini ditujukan kapada seseoranng separti kawan atau keluarga, maka format dan bahasa surat relatif lebih bebas. akan tetapi, bila surat itu ditujukan kepada pejabat atau organisasi/instansi seperti surat lamaran pekerjaan, ajuan kenaikan golongan, atau pengaduan, maka bentuk dan bahasa surat yang digunakan harus resmi.
b. surta dinas pemerintah, yaitu surat resmi yang digunakan instansi pemerintah untuk kepentingan adminiustrasi pemerintahan.
c. surta niaga, yaitu surat resmi yang dipergunakan oleh perusahaan atau badan usaha.
d. surat sosial, yaitu surat resmi yanng dipergunakan oleh organisasi kemasyarakatan yanng bersifat nirlaba ( nonprofit).

contoh surat dinas resmi sekolah

contoh Surat Dinas Resmi Sekolah 

SMA Negeri 1 Jakarta

Jl. Jend. Ahmad Yani No. 1 Jakarta

No. Telp. (021) 6503333

_________________________________________________________________________________

Jakarta, 11 September 2014

No            : 002/SMAN 1 Jakarta/09/2014
Lampiran  : –
Perihal      : Undangan

                                                                                                                                                                                                          Yth. Orang tua / Wali Murid
                                                                                                        Kelas XII SMA Negeri 1
                                                                                                        Jakarta


Dengan hormat,
Dalam rangka meningkatkan pengetahuan para siswa siswi SMAN 1 Jakarta khususnya kelas XIII. Maka melalui surat ini kami selaku badan pendidikan sekolah, bermaksud mengadakan studi lapangan bagi siswa siswi baik kelas IPA di luar sekolah.

Adapun acara tersebut akan kami laksanakan pada :

Hari/Tanggal : Senin, 20 September 2014
Pukul            : 08.00 s.d. 13.00 WIB
Tempat         : Jakarta
Acara           : Penelitian Flora Langka

Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan, atas segala perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

                                                                                                                Kepala Sekolah
                                                                                                                SMAN 1 Jakarta
                                                                                                             

                                                                                                            Bagito Sumangko, SPd.

 Contoh Surat Dinas Resmi Sekolah 

 PEMERINTAH PROPINSI DAERAH KHUSUS IBUKOTA JAKARTA

DINAS PENDIDIKAN SEKOLAH MENENGAH PERTAMA (SMP) NEGERI 345 JAKARTA

Jl. Jaya 345 Jakarta, telp. (021) 556-12345

_______________________________________________________________________________

                                                                                                           Jakarta, 10 September 2014
Nomor      : 199/smp345/2014

Lampiran : -
Perihal     : Santunan Anak Yatim Piatu

                                                                                                          Yth. Orang Tua / Wali Murid
                                                                                                          SMP Negeri 345
                                                                                                          Jakarta,



Assalamu'alaikum Wr. Wb., salam sejahtera bagi kita sekalian
Dalam rangka memperingati hari ulang tahun SMP Negeri 345 Jakarta, Kami pengurus OSIS akan melakukan acara santunan kepada anak yatim piatu, dan mohon kiranya para Orang Tua / Wali Murid dapat berpartisipasi dalam memberikan sumbangan, oleh karena itu kami mohon kehadirannya pada :

Hari / tanggal    :  Senin / 15 september 2014
Tempat             :  Aula Serba Guna SMP Negeri 345
Acara                :  Partisipasi dari Orang Tua / Wali Murid

Mengingat pentingnya acara tersebut, dimohon kehadirannya tepat pada waktunya, demikian undangan ini, atas kehadiran dan partisipasinya kami mengucapkan terimakasih. Wassalamu'alaikum Wr. Wb.



                      Mengetahui,                      
Kepada Sekolah SMP Negeri 345 Jakarta                                                              Ketua OSIS

                       Mardoko                                                                                      Boneng Maknyos
          NIP : 122133144155166

bentuk-bentuk surat

BENTUK-BENTUK SURAT (STYLE)

• Bentuk Surat.

Bentuk surat adalah pola surat menurut susunan letak dan bagian – bagian surat. Bentuk-bentuk surat biasanya selalu dipakai dalam kedinasan atau pekerjaan atau juga keorganisasian. Selain itu bentuk-bentuk surat biasanya memiliki bentuk susunan atau bentuk struktur yang berbeda dengan bentuk surat yang lainnya.
Menurut pola umum dalam surat – menyurat dikenal 5 macam bentuk surat,yaitu :

1. Bentuk lurus penuh (full block style), yaitu bentuk surat yang penulisannya semua dimulai dari pinggir sebelah kiri. artinya, mulai dari tanggal, kata penutup sampai kata lampiran yang ditulis di sebelah bawah penulisannya dimulai dari kiri.
Format surat :


2.Bentuk lurus (block style), pada dasarnya sama dengan surat bentuk lurus penuh, perbedaannya terletak pada penempatan tanggal, salam penutup, nama instansi, nama terang dan nama jabatan yang ditullis disebelah kanan surat.
Format surat :



3. Bentuk setengah lurus (semi block style), sebenarnya sama dengan bentuk surat lurus, perbedaannya terletak pada penulisan isi surat dan tiap alinea baru menjoraok (masuk ke dalam). pada praktiknya, surat dengan bentuk ini banyak dipergunakan oleh perusahaan.
Format surat :

4. Bentuk lekuk (indented style), penulisan alamat pada surat tidak rata atau berbentuk seperti tangga, dan setiap alinea baru menjorok kedalam.
Format surat :


5.Bentuk menggantung (hanging paragraph), sebenarnya juga sama dengan surat bentuk lurus, perbedaannya hanya pada penukisan alamat dan alineanya. Setiap alinea ditulis rata kiri, sedang baris berikutnya menjorok kedalam.
Format surat :

penggolongan surat

PENGGOLONGAN SURAT

1. Menurut wujud surat

Menurut wujudnya, surat dapat dibedakan atas enam macam, yaitu sebagai berikut :

1. Surat biasa atau bersampul adalah surat yang di tulis di atas kertas yang basiasanya dimasukkan ke dalam sampul kemudian dikirimkan.
2. Memo dan nota adalah surat yang dipakai secara intern dalam suatu organisasi. Memo dan nota dipergunakan untuk meminta atau memberi informasi serta petunjuk antar pejabat kantor.
3. Kartu pos adalah benda pos berbentuk kartu berukuran 10 X 15 cm atau 15 X 20 cm yang dipakai apabila isi surat itu singkat dan tidak rahasia.
4. Warkat pos adalah surat yang wujudnya berupa gabungna sampul dan kertas surat. Warkat pos digunakan apabila isi surat lebih panjang dari kartu pos. Isinya hanya boleh dibaca oleh orang yang berhak yaitu orang yang tercantum pada alamat surat.
5. Telegram adalah surat yang ditulis pada blanko telegram yang berisi pokok-pokok singkat permasalahan.
6. Surat tanda bukti adalah surat berbetuk formulir yang dipakai sebagai tanda  bukti keabsahan aktivitas antara dua pihak, misalnya kuitansi, faktur, tanda terima kartu kartu identitas, dan sebagainya.

2.   Menurut sifat isi

Menurut sifatnya, surat dibagi ke dalam dua golngan, yaitu sebagai berikut :
1. Surat pribadi adalah surat yang dibuat seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi. Surat pribadi dapat digolongkan menjadi dua macam, yaitu :
a)    Surat pribadi yang bersifat kekeluargaan misalnya surat untuk orang tua, keluarga, sahabat dan sebagainya.
b)      Surat pribadi yang bersifat setengah resmi yaitu surat yang dikirim oleh seseorang kepada pejabat suatu organisasi misalnya surat lamaran pekerjaan, surat pernyataan, dan surat izin tidak masuk sekolah atau bekerja.
2. Surat dinas adalah surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh suatu lembaga baik pemerintah maupun swasta dan ditandatangani oleh pejabat atau yang mewakilinya, surat dinas berisi masalah yang menyangkut kedinasan. Surat dinas digolongkan menjadi dua macam, yaitu sebagai berikut :
a)      Surat dinas pemerintah yaitu surat dinas yang digunakan oleh instansi pemerintah untuk kepentingan asdministrasi yang berhubungan dengan masalah pemerintahan, contoh : memo dan nota dinas, surat pengantar, surat keutusan, surat perintah, surat instruksi, surat kuasa, surat edaran, surat perjalanan dinas, dan sebagainya.
b)      Surat dinas swasta yaitu surat dinas yang digunakan oleh instansi swasta yang berhubungan dengan masalah perusahaan, biasanya disebut juga surat niaga. Contoh : surat permintaan penawaran, surat penawaran, surat pesanan, surat pengiriman baragng surat penundaan pembayaran, surat keberatan.

3.   Menurut keamanan isi

Dilihat dari segi keamanan isinya, surat digolongkan tiga macam, yaitu sebagai berikut :

1. Surat biasa yaitu surat yang tidak akan menimbulkan akibat buruk atau merugikan bagi organisasi atau pejabat yang bersangkutan jika isinya diketahui atau dibaca orang lain.
2. Surat rahasia yaitu surat yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain karena akan menimbulkan kerugian bagi organisasi atau pejabat yang bersangkutan. Biasanya pada sampul surat ditandai dengan RHS atau R. Cara pengirimannya menggunakan dua sampul, sampul pertama ditulis RHS atau R kemudian dilak, kemudian dimasukkan ke dalam sampul kedua yaitu sampul surat biasa, tidak diberi tulisan RHS atau R dan tidak dilak.
3. Surat sangat rahasia adalah surat yang berisi masalah yang sangat penting dan hanya boleh dibaca atau diketahui isinya oleh orang tertentu yang berhak menyelesaikan atau mengambil keputusan. Surat tersebut tidak boleh dibaca oleh orang yang tidak berkepentingan, sebab menyangkut keamanan negara. Pada sampul surat ditandai dengan SRHS atau SR. Cara pengirimannya menggunakan tiga sampul. Sampul pertama ditulisi SRHS atau SR kemudian dilak. Sampul yang pertama dimasukkan ke dalam sampul kedua yang ditulisi SRHS atau SR dan dilak. Selanjutnya dimasukkan ke sampul terakhir atau ketigayan gmenggunakan sampul biasa tidak ditulisi SRHS atau SR juga tidak dilak.

4.      Menurut proses penyelsaiannya

mengirim surat menghendaki agar surat yang dikiriminya segera memperoleh  tanggapan sesuai kepentingan surat. Berdasarkan proses penyelesaiannya, surat di golongkan menjadi tiga macam, yaitu sebagai berikut :

1. Surat biasa adalah surat yang tidak memerlukan tanggapan atau penyelesaian secepatnya, tetapi dapat diselesaikan menurut urutan surat yang diterima.
2. Surat segera adalah surat yang isinya memerlukan tanggapan atau penyelesaian dengna segera lebih cepat dair surat biasa.
3. Surat sangat segera adalah surat uang isinya memerlukan tanggapa penyelesaian yang secepatnya, harus dilakukan atau diselesaikan pad akesempatan pertama atua prioritas utama.

5.    Menurut kegiatan

Dari segi kegiatannya, surat dapat dibedakna atas dua macam, yaitu :

1. Surat intern adalah surat yang ditujukan untuk lingkungan suatu organisasi atau instansi sendiri.
2. Surat ekstern adalah surat yang ditujukan keluar lingkungan organisasi atau isntansi.

6.   Menurut sasaran yang  dituju

Berdasarkan sasaran yang dituju, surat di bedakan atas dua macam, yaitu sebagai berikut :

1. Surat biasa adalah surat yang ditujukan kepada seseoran gatau organisasi tertentu.
2. Surat edaran adalah surat yang ditujukan kepada oran gatua organisasi yang jumlahnya tidak terbatas.

7.    Menurut dinas pos

Menurut dinas pos, surat dapat digolongkan menjadi lima macam, yaitu sebagai berikut :

1. Surat biasa adalah surat yang dalam pengirimannnya tidak perlu dikirim secepatnya, karena surat semacam ini tidak memerlukan tanggapan paling dahulu.
2. Surat kilat adalah surat yang harus ditanggapi oleh penerima surat terlebih dahulu, surat ini harus mendapat balasan yang diproses paling dahulu penyelesaiannya.
3. Surat kilat khusus adalah surat yang dikirim lebih dahulu atau mendapat prioritas utama dalam engirimannya, biasanya dibuat resi sebagai tanda bukti.
4. Surat tercatat adalah surat yang dikirimkan secara biasa tetapi ada tanda pengirimannya (resi) yang dibuat oleh kantor pos.
5. Surat berharga adalah surat yang dapat dipercaya kebenarannyam seperti sertigikat, akte, surat perjanjian, dan lain-lain.

macam-macam lipatan dan sampul surat

Macam-macam lipatan dan sampul surat

Surat yang hendak dikirimkan pada pihak yang dituju, maka sebelumnya perlu untuk dilipat terlebih dahulu. Lipatan surat ini dimaksudkan agar surat jadi tampak lebih rapi, sekaligus untuk memudahkan bila hendak dimasukkan dalam amplop.

Meski hanya sekedar melipat surat, tapi cara melipat surat ini tidak boleh dilakukan secara sembarangan. Terutama, jika surat tersebut dibuat secara formal atau resmi untuk kegiatan dinas atau pun perniagaan.

Cara melipat surat atau bentuk lipatan surat ini pada dasarnya ada berbagai macam. Bagi seorang yang berkecimpung dalam kegiatan administrasi perkantoran, baik dalam instansi dinas mau pun swasta, mengetahui berbagai macam cara melipat surat adalah hal penting.

Karenanya, pengetahuan ini pun juga menjadi salah satu materi penting bagi para siswa sekolah menengah kejuruan, terutama di jurusan administrasi perkantoran. Nah, bagi kamu yang ingin mengetahui macam – macam bentuk lipatan surat yang ada, berikut rangkumannya untuk kamu.

1. Cara melipat surat bentuk Standard Fold
2. Cara melipat surat bentuk Low Standard Fold
3. Cara melipat surat bentuk Accordion Fold
4. Cara melipat surat bentuk Low Accordion Fold
5. Cara melipat surat bentuk Single Fold
6. Cara melipat surat bentuk Parallel Fold
7. Cara melipat surat bentuk Baronial Fold
8. Cara melipat surat bentuk French Fold (with vertical Crease)

Dari beberapa cara melipat surat atau bentuk lipatan surat yang disebutkan di atas, bentuk lipatan surat yang paling sering dipergunakan pada surat dinas dan surat niaga adalah bentuk accordion fold dan bentuk standar fold, karena dinilai lebih praktis dan mudah.

Macam – macam model sampul surat

Selain mengetahui macam – macam cara melipat surat, mengetahui aneka macam sampul surat juga adalah hal yang penting. Surat yang telah dilipat dan hendak dikirimkan, tentu perlu untuk disampuli atau dimasukkan ke dalam sampul. Terutama, untuk jenis surat sampul yang isinya tidak boleh sembarangan dibaca oleh pihak yang bukan tujuan surat.

Macam jenis atau model sampul surat pun ada banyak. Diantara banyak macam model sampul surat ini, untuk surat niaga dengna kertas folio atau kwarto, biasanya sampul surat yang digunakan adalah ukuran standar yakni 12 cm x 15 cm. Jenis sampul surat standar sering dipilih karena memang banyak dijual di toko – toko buku.

Sebagai tambahan, surat yang dikirimkan untuk tujuan tertentu, terkadang ada juga yang dikirimkan tanpa dilipat terlebih dahulu, atau dalam bentuk lembaran surat utuh tanpa lipatan. Untuk surat yang dikirimkan tanpa menggunakan lipatan, bentuk sampul suratnya pun juga harus menyesuaikan, yakni model sampul surat dengan ukuran yang besar.

Berikut ini adalah macam – macam model sampul surat yang dapat digunakan dalam kegiatan surat menyurat :

1.      Model sampul surat commercial

2.      Model sampul surat visiting card

3.      Model sampul surat drug

4.      Model sampul surat bifold

5.      Model sampul surat card

6.      Model sampul surat doublefold

7.      Model sampul surat air mail

8.      Model sampul surat open end

9.      Model sampul surat coin

10.  Model sampul surat window

11.  Model sampul surat official

12.  Model sampul surat postage saver

13.  Model sampul surat pence

14.  Model sampul surat work docket

15.  Model sampul surat catalogue

16.  Model sampul surat button and string

17.  Model sampul surat eyelet and clasp

18.  Model sampul surat invoice tag

19.  Model sampul surat church

20.  Model sampul surat x – ray

21.  Model sampul surat receipt and wage

Pada sampul surat, ada juga hal – hal yang perlu diperhatikan, terutama terkait penulisan alamat tujuan surat. Penulisan alamat pada sampul surat bentuknya juga harus disesuaikan dengan bentuk alamat dalam surat. Jadi, semisal surat ditulis dengan menggunakan bentuk ‘indented’, maka pada alamat yang ditulis di sampul surat juga harus ditulis dalam bentuk ‘indented’.

ukuran kertas yang biasa digunakan dalam surat

Ukuran kertas yang biasa digunakan dan kegunaannya

a.       Kertas surat

Ukuran kertas yang biasa digunakan dan kegunaannya, antara lain sebagai berikut :

Jenis kertas surat	Ukuran	Kegunaan
Kertas folio	33 cm x 21,5 cm	Untuk menulis surat yang isinya panjang
Kertas kuario	28 cm x 21,5 cm	Untuk menulis surat yang isinya pendek
Kertas octavo	20,5 cm x 12,7 cm	Untuk menulis memo dan nota, ukuran kertasnya setengah kertas folio atau kuarto
Kertas sikmo	20,5 cm x 16,5 cm	Untuk menulis surat dan merupakan kertas ukuran inggris
Kertas A4	29, 7 cm x 21 cm	Untuk menulis surat dinas
Kertas A5	14,8 cm x 21 cm	Untuk menulis surat dan merupakan ukuran kertas internasional
Kertas A6	10,5 cm x 14,8 cm	Untuk menulis surat pengantar
Kertas A7	7,4 cm x 10,55 cm	Untuk menulis surat dan merupakan ukuran kertas internasional

Sedangkan jenis kertas yang biasa digunakan dalam kegiatan surat – menyurat adalah sebagai berikut :

a.   Kertas union skin, kertas putih jenis import yang tipis dan kuat yang biasa dipergunakan untuk surat  - menyurat ke luar negeri.

b.      Kertas HVS biasa dipakai untuk surat asli.

c.       Kertas Droogslag, kertas tipis yang biasa dipakai untuk tindakan.

d.  Kertas stensil, dipakai untuk surat yang akan digandakan dalam jumlah banyak.

surat niaga

Surat Niaga dan Penjelasannya

Sponsors Link

Surat niaga atau juga disebu dengan surat dagang adalah surat yang ditulis untuk keperluan perdagangan atau bisnis. Jenis surat ini biasanya dikeluarkan oelh badan-badan usaha maupun perusahaan untuk kepentingan usaha mereka ataupun menyampaikan informasi dan berita perniagaan.

Secara umum surat niaga berisi tentang jual-beli barang atau jasa atau bisa juga tentang tawaran. Surat niaga umumnya bersifat intern maupun ekstern, yaitu secara intern bila digunkan untuk hubugan perusahaan dengen pusat maupun cabangnya. Sedangkan surat niaga bersifat ekstern apabila digunakan untuk hubungan antar perusahaan dengan badan usaha lain. Surat niaga memiliki banyak jenis, diantaranya adalah sebagai berikut :

Jenis-jenis surat niaga

1. Surat Perkenalan – surat perkenalan adalah salah satu jenis surat niaga yang secara umum merupakan media promosi untuk memperkenalkan hasil produksi perusahaan. Dalam surat perkenalan memuat infomasi tentang penjual yang dialamatkan kepada calon pembeli. 

2. Surat Penawaran – surat penawaran merupakan surat yang diterbitkan oleh perusahaan untuk menawarkan barang yang dijual. Surat jenis ini biasanya diterbitkan oleh penjual dan ditujukan untuk calon pembeli untuk menawarkan barang atau jasa. Isi pokok dari surat penawaran adalah informasi tentang barang atau jasa yang mereka tawarkan seperti kualifikasi, harga, serta cara pembayaran. Untuk surat penawaran, pihak penjual harus pandai untuk menawarkan barang atau jasa yang mereka miliki menggunakan bahasa yang menarik dan jelas. Sehingga bisa menarik minat pembeli untuk membeli barang atau jasa yang ditawarkan.

Surat penawaran biasanya dibuat atas keperluan pribadi perusahaan ataupun sebagai balasan untuk surat permintaan penawaran. Bila dibuat untuk surat balasan, surat penawaran harus mengacu pada infomasi yang diberikan pihak penjual atau pengirim surat permintaan penawaran. Surat penawaran biasaya juga dilengkapi dengan daftar harga atau brosur untuk meyakinkan pembeli.

3. Surat Permintaan Penawaran – Surat jenis ini dikirim oleh calon pembeli yang ditujukan kepada penjual yang secara umum berisikan permintaan penawaran suatu barang atau jasa kepada penjual. Surat permintaan penawaran ini diterbitkan karena calon pembeli tertarik dengan barang atau jasa yang diinformasikan melalui surat perkenalan. Namun, surat permintaan penawaran juga bisa dibuat berdasarkan inisiatif perusahaan. Surat permintaan penawaran ini secara umum berisikan permintaan penjelasan secara detail atau rinci tentang suatu produk atau jasa yang hendak dibeli. Inti utama dari surat ini adalah nama dan harga produk, cara pembayaran serta cara pengiriman atau penyerahan barang dan juga detail lain yang dianggap perlu

4. Surat pesanan – Surat pesanan adalah surat yang diterbitkan oelh pembeli dan ditujukan kepada penjual untuk keperluan pemesanan atau permintaan barang atau jasa yang hendak dibeli. Surat ini biasanya dibuat berdasarkan iklan ataupun surat penawaran yang memang dibutukan diperusahaan. Inti dari surat pesanan harus menyertakan nama dan jenis barang yang hendak dibeli beserta harganya dan cara pembayaran. Apabila pembayaran melalui transfer bank, maka pembeli harus menyertakan bukti transfer dalam surat pesanan.

5. Surat Konfirmasi Pesanan – Surat jenis ini diterbitkan oleh penjual untuk memberitahukan pembeli perihal pesanan mereka. Inti dari surat konfirmasi pesanan adalah memberitahukan detail barang pesanan oleh pembeli seperti nama dan jenis barang, jumlah pembelian, syarat jual beli, dan juga harga barang.

6. Surat pemberitahuan pengiriman barang – Surat ini diterbitkan oleh penjual jika kedua belah pihak menyetujui transaksi jual beli tersebut. Selain itu, surat ini juga bertujuan untuk memberitahukan pembeli bila pesanan telah siap dikirim. Surat ini juga bertujuan agar pembeli mengetahui tentang kondisi barang pesanan dan siap menerima barang tersebut. Biasanya surat jenis ini dibuat untuk pengiriman barang jarak jauh dan partai besar. Dalam surat pemberitahuan pengiriman barang dijelaskan tentang detail jenis dan jumlah barang, serta metode pengiriman yang digunakan dan perkiraan proses pengiriman barang untuk sampai ke pembeli. Surat ini juga bisa dilampiri dengan dokumen pengiriman, packing list, serta asuransi bila diperlukan.

7. Surat penolakan pesanan – Surat penolakan biasanya dikirimakan oleh penjual apabila mereka tidak bisa memenuhi permintaan pembeli karena suatu hal. Agar tidak mengecewakan pembeli, surat penolakan pesanan sebaiknya dikirimkan sesegera mungkin.

8. Surat pengaduan – Surat pengaduan dikirim oleh pembeli kepada penjual karena adanya ketidaksesuaian dengan barang yang mereka terima. Ketidaksesuian tersebut bisa berupa barang rusak, kualitas dan jumlah barang yang tidak sesuai dengan pesanan.

9. Surat jawaban pengaduan – apabila penjual menerima surat pengaduan, penjual harus sesegera mungkin untuk menjawab surat tersebut dengan surat jawaban pengaduan. Inti dari surat ini adalah ucapan terima kasih untuk surat pengaduan dari pembeli serta memberikan keputusan untuk memecahkan masalah pengaduan tersebut