PENGERTIAN DOKUMENTASI
Dokumentasi adalah Kumpulan dari dokumen-dokumen dapat memberikan keterangan atau bukti yang berkaitan dengan proses pengumpulan dan pengelolaan dokumen secara sistematis serta menyebar luaskan kepada pemakai informasi tersebut.
Dokumentasi menurut beberapa ahli :
1. Pengertian dokumentasi menurut Paul Otlet (International Economic Conference 1905)
· Dokumentasi adalah kegiatan khusus berupa pengumpulan,pengolahan, penyimpanan,penemuan kembali dan penyebaran dokumen.
2. Pengertian Dokumentasi menurut Encyclopedia Britanica
· Dokumentasi adalah semacam pengawasan dan penyusunana bibiliografi, yang mengunakan alat-alat seperti seperti indeks, sari karnagn dan isei bibiliografi disamping memakai cara tradisional (klasikal dan katalogisasi), untuk membuat informasi itu dapat dicapai.
3. Pengertian dokumentasi Federataion Internationale de Decomentation (FID)
· Dokumentasi adalah mengumpulkan menyebarkan dokumen-dokumen dari semua jenis-jenis mengenai semua lapangan pekerjaan manusia (documentation C’ est reunir, classer et distribuer des document de tout genre dans tours les domaines de L’ativite humaine).
- Dokumen Primer adalah dokumen berisi informasi tentang hasil penelitian asli atau langsung dari sumbernya. Misal : laporan
- Dokumen Sekunder adalah dokumen berisi informasi tentang literatur primer.
- Dokumen Tersier adalah dokumen berisi informasi tentang literatur sekunder. Misal : buku
KEGIATAN ATAU TUGAS DOKUMENTASI
a. Mencari dan mengumpulkan bahan-bahan
b. Mencatat dokumen
c. Mengolah dokumen
d. Memproduksi dokumen
e. Menyajikan dan menyebarluaskan dokumen
f. Menyimpan dan memelihara dokumen
Segi Fungsi :
- Dinamis adalah dokumen yang dapat ipergunakan secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor.
- Dinamis aktif
- Dinamis semi aktif
- Dinamis in aktif
- Setatis adalah dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung dalam pekerjaan kantor.
- Dokumen koprol
- Dokumen Literal
- Dokumen Privat
Pengkodean dokumen
pengkodean dokumen dapat dengan mudah dilakukan sehingga tidak membutuhkan.Banyak waktu dalam penyimpanan.
- Untuk melakukan pengkodean dokumen dilakukan dengan mencatat pada buku induk dokumen antara lain sebagai berikut:
- Nomor urut
- Tanggal dokumen diperoleh
- Penyusunan dokumen
- Nama/judul dokumen
- Kota tempat terbit
- Nama penerbit
- Tahun penerbitan
- Jumlah halaman
- Cara saat memperolehPada saat ini,dokumen telah banyak yang direkam atau dijadikan microfilm, bahkan ada pula yang disimpan dalam memori computer.
Dengan pengolahan kode(kode sandi) akan dapat ditemukan dengan cepat dokumen yang dicari.Dokumen bisa berwujud lembaran ,film, pita ,atau rekaman. Untuk wujud dari lembaran khususnya warkat atau surat-surat dipergunakan system kearsipan atau filling. lain dengan dokumen yang terjilid ,penyimpanan ,penataan ,dan pengamanannya dipergunakan system perpustakaan,Pembagian klasifikasi dimulai dari pembagian utama yang dipecah menjadi divisi,divisi dipecah lagi menjadi seksi ,dan seksi dipecah menjadi subseksi.
- Pembagian klasifikasi ini dapat dibagi menjadi bagian yang lebih kecil lagi.
1. Pola klasifikasi judul(caption)dan pembagian judul atas
2. Teknik mengindeks
3. Teknik menetapkan kode
4. Prosedur dan teknik penyimpanan
5. Menentukan pencatatan yang diperlukanKLASIFIKASI JUDUL ARSIP
- Arsip-arsip yang ditata menurut system abjad diklasifikasikan menjadi 4 kelompok,yaitu:
1. Arsip peroranganArsip ini diberi judul(caption)nama perorangan.
2. Arsip instansi pemerintahArsip ini diberi judul(caption)nama instansi pemerintah.
3. Arsip niagaArsip ini diberi judul(caption) nama perusahaan.
4. Arsip yang dikelola oleh badan-badan social.
- TEKNIK MENGINDEKS(menetapkan unit)Setelah menetapkan judul apakah nama perorangan,organisasi social ,instansi pemerintah, ataupun swasta,maka sekarang kita perlu menentukan unit-unit terpenting. Hal ini dikenal dengan mengindeks.
- TEKNIK menetapkan kodeDalam menetapkan kode , kita menggunakan suatu teknik yang memuat suatu aturan-aturan dalam mengindeks .
Tidak ada komentar:
Posting Komentar