angka kecermatan dalam kearsipan

RUMUS ANGKA KECERMATAN dalam kearsipan

 

 

Untuk meningkatkan kinerja petugas kearsipan maka biasanya petugas mengadakan jadwal penyusutan arsip secara berkala. Penyusutan arsip ini dilakukan untuk memastikan bahwa arsip yang disimpan adalah arsip yang betul-betul masih dibutuhkan, bukanlah dokumen-dokumen yang sudah tidak diperlukan lagi atau habis jangka waktu pakainya.

Kegiatan penyusutan arsip ini biasanya didasarkan atas dua hal yakni angka kecermatan  yang sudah sangat  tinggi dan/atau Angka pemakaian arsip yang terlalu rendah. 

Angka kecermatan arsip dikatakan terlalu tinggi apabila >= 3% sedangkan Angka pemakaian arsip dikatakan terlalu rendah apabila tidak mencapai angka 15%. Kedua indikator tersebut menjadi hal yang sangat mendasar untuk melakukan kegiatan penyusutan arsip.

Untuk lebih jelasnya berikut ini kami ajak Anda mengenal rumus angka kecermatan dan Angka pemakaian secara lebih detail.

1. Angka Kecermatan 

Rumus:  

Apabila Angka Kecermatan < 3% berarti sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang digunakan oleh organisasi yang bersangkutan sudah cukup baik. Apabila Angka Kecermatan = 3%  berarti penyelenggaraan penyimpanan dan penemuan kembali arsip berada pada titik batas. Apabila Angka Kecermatan > 3% berarti sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang digunakan perlu ditinjau kembali untuk diadakan penyempurnaan lebih lanjut.

Jadi, apabila angka kecermatan arsip menunjukkan persentase yang semakin tinggi, berarti sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip kurang baik. Sebaliknya jika kecermatan menunjukkan prosentase yang semakin rendah, berartisistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip sudah cukup baik

Contoh kasus

 
Dalam suatu periode kearsipan terjadi permintan arsip sebanyak 358 kali. Namun, arsip yang mampu ditemukan oleh petugas hanya 321 lembar. Hitunglah angka kecermatannya

358 - 321 = 37 (jumlah arsip yang tidak ditemukan) 

Realita di atas menunjukkan bahwa:
1.  boleh jadi petugas arsip kurang terampil;
2.  mungkin waktu yang diberikan untuk pencarian arsip terlalu pendek; 
3. mungkin juga sarana prasana yang disediakan tidak memadai untuk penyelenggaraan arsip sebagaimana mestinya;
4.  boleh jadi arsip yang disimpan terlalu banyak;