angka pemakaian dalam kearsipan

RUMUS ANGKA PEMAKAIAN DALAM KEARSIPAN

 Muhammad Junaidi  5:38:00 AM

 

 

Untuk meningkatkan kinerja petugas kearsipan maka biasanya petugas mengadakan jadwal penyusutan arsip secara berkala. Penyusutan arsip ini dilakukan untuk memastikan bahwa arsip yang disimpan adalah arsip yang betul-betul masih dibutuhkan, bukanlah dokumen-dokumen yang sudah tidak diperlukan lagi atau habis jangka waktu pakainya.

Kegiatan penyusutan arsip ini biasanya didasarkan atas dua hal yakni angka kecermatan  yang sudah sangat  tinggi dan/atau Angka pemakaian arsip yang terlalu rendah. 

Angka kecermatan arsip dikatakan terlalu tinggi apabila >= 3% sedangkan Angka pemakaian arsip dikatakan terlalu rendah apabila tidak mencapai angka 15%. Kedua indikator tersebut menjadi hal yang sangat mendasar untuk melakukan kegiatan penyusutan arsip.

Untuk lebih jelasnya berikut ini kami ajak Anda mengenal rumus Angka pemakaian secara lebih detail.

Angka Pemakaian
 

Untuk mengukur kelayakan koleksi arsip yang disimpan maka petugas perlu mengadakan penilaian terhadap kolesi arsipnya. Hal ini untuk memastikan bahwa arsip yang disimpan adalah arsip yang betul-betul masih dibutuhkan, bukanlah dokumen-dokumen yang sudah tidak diperlukan lagi atau habis jangka waktu pakainya.

Kami ingatkan lagi bawah angka pemakaian arsip dikatakan terlalu rendah apabila tidak mencapai angka 15%. 

Rumus:

Contoh kasus

 
Kita memiliki koleksi arsip yang disimpan sebanyak 6746 lembar. Sepanjang 1 periode karsipan terjadi peminjaman sebanyak 352 kali terhadap arsip yang berbeda. Hitunglah angka pemakaiannya!

 

Realita menunjukkan bahwa sebenarnya banyak koleksi arsip yang kita simpan hanyalah sampah belaka. Bukanlah dokumen yang memang dibutuhkan. Wajib segera diadakan penyusutan arsip.