azas dan tujuan tata ruang kantor

Azas dan Tujuan  Tata Ruang  Kantor

A. Pengertian

Akibat perkembangan ilmu dan teknologi dewasa ini, mengakibatkan penerapan tata ruang kantor ditujukan untuk meningkatkan produktivitas kerja. Dari beberapa pakar yang mengutarakan tentang pengertian tata ruang, diantaranya George R. Terry dalam bukuoffice management and Control tahun 1958 menyatakan sebagai berikut:

“Office layout in the der temination of space requirement and the detailed utilization of this space in order to provide a practical arrangement of the physical factors considered necessary for the execution of the officework within reasonable cost”. (tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhankebutuhan ruang dan tentang penggunaannya secara terinci dari ruangan tersebut untuk menyiapkan suatu susunan praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak). Dengan kata lain, arti tata r uang kantor dapat pula diutarakan sebagai pengaturan dan penyusunan seluruh mesin kantor, alat perlengkapan kantor serta perabot kantor pada tempat yang tepat, sehingga pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa dan bebas untuk bergerak, sehingga tercapai efisiensi kerja.

B. Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Tata Ruang

Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhankebutuhan ruang dan tentang penggunaannya secara terinci dari ruangan tersebut untuk menyiapkan suatu susunan praktis dari faktor-faktor

1.fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan

2.biaya yang layak

3.Keindahan kantor

4. kemudahan arus kerja

5. efisiensi ruangan

C. Merancang Tata Ruang Kantor

Pada dasar nya, dikenal adanya 4 macam tata ruang kantor, yaitu:

1. Tata ruang kantor berkamar (Cubicle Type Offices)

2. Tata ruang kantor terbuka (Open Plan Offices)

3. Tata ruang kantor berhias atau berpanorama/ber tamanm(Landscape Offices).

4. Tata ruang kantor yang merupakan gabungan antara bentuk tata ruang kantor berkamar, tata ruang kantor terbuka dan tata ruang kantor berhias.

D. Bentuk tata Ruang kantor

1 Tata Ruang Kantor Berkamar

Yang dimaksud dengan Tata Ruang Kantor Ber kamar adalah ruangan untuk bekerja yang dipisahkan atau dibagi dalam kamar-kamar kerja.

Keuntungan tata ruang kantor berkamar adalah:

• Konsentrasi kerja lebih terjamin.
• Pekerjaan yang bersifat r ahasia, dapat lebih terjamin atau terlindungi.
• Untuk menambah kewibawaan, status pejabat sehingga selalu terpelihara adanya kewibawaan pejabat/pimpinan.
• Untuk menjamin keberhasilan kerja dan merasa ikut bertanggung jawab atas ruangan dan merasa ikut memiliki.

Kerugian tata ruang kantor berkamar adalah:

• Komunikasi langsung antar pegawai tidak dapat lancar, sehingga kesempatan untuk mengadakan komunikasi menjadi berkurang.
• Diperlukan biaya yang lebih besar untuk biaya pemeliharaan ruangan, pengaturan penerangan dan biaya peralatan lainnya.
• Pemakaian ruangan kurang luwes apabila ada perubahan dan perkembangan organisasi.
• Mempersulit pengawasan.
• Memerlukan ruangan yang luas.

2. Tata Ruang Kantor Terbuka

Yang dimaksud dengan Tata Ruang Kantor Terbuka adalah ruangan besar untuk bekerja yang ditempati oleh beberapa pegawai yang bekerja bersama- sama di ruangan tersebut tanpa dipisahkan oleh penyekat.

Keuntungan tata ruang kantor terbuka

• Mudah dalam pengawasan,  pengaturan cahaya, udara,
• pengaturan warna dan dekorasi.
• Luwes atau fleksibel apabila diperlukan perubahan ruangan dan tidak memerlukan biaya tinggi.
• Mudah untuk mengadakan hubungan langsung, pengawasan, penyeragaman kerja dan pembagian peralatan kerja.
• Biaya lebih hemat atau murah untuk pemeliharaan: ruangan kerja, penggunaan kelengkapan ruangan dan peralatan,
• penggunaan telepon dan lain-lainnya.

Kerugian tata ruang kantor terbuka

• Kemungkinan timbul atau terjadi kegaduhan atau kebisingan.
• Pegawai sulit untuk melakukan pekerjaan dengan penuh konsentrasi.
• Batas kedudukan antara pimpinan dan bawahan tidak nampak jelas.
• Pekerjaan yang bersifat rahasia sulit dilakukan.
• Kemungkinan nampak adanya tumpukan-tumpukan berkas atau kertas dan peralatan kerja lainnya, sehingga mengakibatkan pemandangan yang kurang baik.

4.      Tata Ruang Kantor Berpanorama

Yang dimaksud dengan Tata Kantor Berpanorama adalah ruangan untuk bekerja yang dihiasi oleh taman, dekorasi dan lainnya. Bentuk ruangan kantor berhias ini mengusahakan agar lingkungan ruangan perkantoran nampak seper ti pemandangan alam terbuka dan benar-benar merupakan lingkungan yang nyaman, menyenangkan dan ekonomis dalam pemanfaatan ruangan.

Keuntungan tata ruang kantor berhias atau berpanorama:

• Para pegawai akan merasa nyaman dan betah bekerja.
• Ketegangan syaraf dapat berkurang atau dihindarkan.
• Kebisingan dan kegaduhan dapat berkurang atau dihindarkan.
• Produktivitas kerja dapat meningkat, pekerjaan dilaksanakan dengan efesien sehingga tujuan organisasi dapat mudah dicapai.

Kerugian tata ruang kantor berhias atau bertaman/berpanorama:

• Biaya cukup tinggi untuk mengadakan taman dan dekorasinlainnya.
• Biaya pemeliharaan tinggi.
• Memerlukan tenaga ahli yang tidak mudah dan tidak murah.
• Tata ruang kantor yang merupakan gabungan antara bentuk tata ruang kantor berkamar,

tata ruang kantor terbuka dan tata ruang kantor berhias.Tata ruang gabunagn ini perlu dipertimbangkan karena ketiga bentuk tata ruang mempunyai keuntungan dan kerugian yang ada, dapat diciptakan tata ruang kantor gabungan.

E. Azas Pokok dan Prinsip  Tata Ruang kantor

Dalam buku Pratical Plan Layout tahun 1955, Richard Muther mengutarakan tentang azas-azas Pokok Tata Ruang adalah sebagai berikut:

1. azas Jarak Terpendek:

Merupakan jarak terpendek antara 2 titik dalam garis lurus.

2. azas Rangkaian Kerja:

Yaitu penempatan para pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urut-urutan penyelesaian pekerjaan.

3.  azas Penggunaan Segenap Ruang:

Apabila mungkin, tidak ada ruang yang tidak terpakai, tidak hanya yang berupa luas    

lantai, tetapi juga vertikal ke atas maupun ke bawah

4.  azas Perubahan Susunan Tempat Kerja:

Apabila diperlukan dapat diubah dengan mudah, misalnya tata ruang kantor terpaksa diubah, karena:

a. Perubahan proses kerja/prosedur kerja kantor

b. Penemuan teknologi bar u, dan lain-lain.

F. Tujuan Tata Ruang kantor

Pengaturan tata ruang yang baik akan mengakibatkan pelaksanaan pekerjaan kantor dapat diatur secara tertib dan lancar. Dengan demikian komunikasi kerja pegawai akan semakin lancar, sehingga koordinasi dan pengawasan semakin m udah serta akhirnya dapat mencapai efisiensi kerja.Apabila dirinci, maka tujuan tata ruang kantor antara lain adalah:

1.      Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena prosedur kerja dapat dipersingkat.

2.      Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.

3.      Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efesien.

4.      Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui suatu bagian tertentu, atau oleh suara bising lainnya.

5.      Menciptakan kenyamanan bekerja bagi para pegawai.

6.      Memberikan kesan yang baik terhadap para pengunjung.

7.      Mengusahakan adanya keleluasaan bagi:

a. Gerakan pegawai yang sedang bekerja.

b. Kemungkinan pemanfaatan r uangan bagi keperluan lain pada waktu tertentu.

c. Kemungkinan perkembangan dan perluasan kegiatan di kemudian hari.