komunikasi efektif

UKURAN BAGI KOMUNIKASI YANG EFEKTIF

1. Pemahaman

Arti pokok pemahaman adalah penerimaan yang cermat atas kandungan rangsangan seperti yang dimaksudkan oleh pengirim pesan. Dalam hal ini, komunikator dikatakan efektif bila penerima memperoleh pemahaman yang cermat atas pesan yang disampaikannya (kadang-kadang, komunikator menyampaikan pesan tanpa disengaja, yang juga dipahami dengan baik).

Kegagalan utama dalam berkomunikasi adalah ketidak berhasilan dalam menyampaikan isi pesan secara cermat. Sebagai contoh, seorang manajer pelayanan sebuah perusahaan minyak menerima telepon suatu pagi pada musim dingin dari seorang wanita yang melaporkan bahwa pemanas minyaknya rusak. Dan manajer itu bertanya” Berapa tinggi kedudukan termostat?” sebentar, jawab wanita itu setelah beberapa menit ia kembali ke telepon, ”Lima kaki setengah inci ” katanya ”sama seperti biasa”. Kesimpangsiuran seperti ini merupakan kegagalan yang khas untuk memeperoleh pemahaman. Jenis kesalahpahaman seperti ini biasanya mudah diperbaiki melalui penjernihan umpan balik yang diterima, serta mengulangi pesan semula.

Semakin banyak jumlah orang yang terlibat dalam konteks komunikasi, semakin sulit pula untuk menentukan seberapa cermat pesan diterima. Ini merupakan salah satu sebab mengapa diskusi kelompok sering kali berubah menajadi ” arena bebas ”. Komentar demi komentar menjadi nyaris saling lepas, tanpa kaitan antara satu dengan yang lainnya. Bahkan kelompok yang  sudah punya pegangan agenda pun, bisa saja mengalami kegagalan dalam mewujudkan resolusi yang diperlukan bagi pemecahan masalah mereka.  Situasi semacam ini ini memerlukan lebih banyak lagi penjelasan, penyimpulan dan pengarahan pendapat kelompok.

Berkenaan dengan komunikasi publik, telah banyak ditulis materi mengenai bagaimana menyempurnakan pemahaman dalam menyampaikan informasi, kata ”pemahaman” sering diartikan sebagai ”tambahan informasi”. Yang harus diingat oleh pembicara publik adalah bahwa umpan balik yang diterimanya seringkali amat terbatas, jadi pembicaara harus berusaha agar seobjektif dan secermat mungkin menjelaskan masalah yang dikemukakannya. Penggunaan sarana pendukung, sejumlah contoh, anologi dan yang sejenisnya, membantu memeperjelas materi pembicaraan.

Dalam komunikasi organisasional, salah satu hasil terpenting yang diharapkan adalah pemahaman pesan secara cermat. Mustahil suatu perusahaan akan berfungsi dengan baik bila para pegawai tidak memahami tugas yang harus mereka kerjakan. Untuk mencapai atas informasi yang disebarkan melalui memo perusahaan, buku pedoman pegawai, dan penjelasan lainnya yang merupakan kebijaksanaan perusahaan.

Dalam komunikasi massa, penyebaran informasi juga sering menjadi tujuan utama (Siaran warta berita, film dokumenter, acara video tape, segera terlintas dalam pikiran). Mereka yang berkecimpung dalam media massa harus mampu mengembangkan keahlian komunikasi mereka sehingga mereka dapat mengatur, menyajikan dan menafsirkan informasi dengan cara yang dapat meningkatkan pemahaman.

2. Kesenangan

Tidak semua komunikasi ditujukan untuk menyampaikan maksud tertentu. Sebenarnya, tujuan mazhab analisis transaksional adalah sekedar    berkomunikasi dengan orang lain untuk menimbulkan kesejahteraan bersama. Komunikasi semacam ini biasa disebut komunikasi fatik (phatic communication), atau mempertahankan hubungan insani. Sapaan singkat seperti : ”Hei”, ”Apa kabar ?”, ”Bagaimana keadaanmu?”, merupakan contoh komunikasi jenis ini. Berkencan, minum kopi, dan ramah tamah merupakan acara yang sengaja dirancang agar orang dapat memperoleh kesenangan dari perjumpaan dan obrolan-obrolan tersebut. Tingkat kesenangan dalam berkomunikasi berkaitan dengan perasaan  kita terhadap orang yang berinteraksi dengan kita.

Tujuan komunikasi publik dapat pula untuk kesenangan, misalnya ceramah setelah acara makan malam dan celoteh seorang penghibur yang sengaja dilakukan untuk menyenangkan hadirin. Kebanyakan komunikasi informal dalam suatu organisasi, berlangsung pada saat makan siang, istirahat minum kopi, piknik bersama atau pada acara di klub dansa. Demikian pula di bioskop, dalam acara komedi situasi, maupun dalam peristiwa olahraga di televisi, kita menyaksikan hiburan yang diselenggarakan dalam skala besar.

3. Mempengaruhi Sikap

Andaikan lima orang politisi berunding untuk menentukan jalan terbaik bagi penurunan biaya dalam kontrak militer, dan mereka menemukan jalan buntu karena perbedaan yang tajam diantara mereka. Situasi semacam ini sering disalahartikan sebagai : ”kagagalan komunikasi”. Bila piahk yang berdebat bisa lebih saling memahami, dapat diperkirakan perbedaan diantara mereka dapat dikurangi dan melalui perundingan mungkin dapat dicapai persetujuan. Menurut Acuff (1993), sepanjang sejarah belum pernah ada kebetulan yang demikian besar akan keahlian berunding secara internasional, yakni kemampuan para perunding untuk saling mempengaruhi pihak lain dengan cara yang positif dan konstruktif. Ingatlah, memahami dan menyetujui adalah dua hal yang sama sekali berlainan. Ketika anda memahami pesan seseorang itu dapat saja berarti anda tidak menyetujuinya, bahkan boleh jadi anda jauh lebih baik tidak setuju dari pada sebelumnya.

Tindakan mempengaruhi orang lain merupakan bagian dari kehidupan sehari- hari. Dalam berbagai situasi kita berusaha mempengaruhi sikap orang lain, dan berusaha agar orang lain memahami ucapan kita. Proses mengubah dan merumuskan kembali sikap, atau pengaruh sikap( attitude influence), berlangsung terus seumur hidup. Dalam hubungan antar dua orang, pengaruh sikap sering disebut ”pengaruh sosial”. Dalam obrolan dengan biro penasihat, hal ini disebut ”bujukan halus” (gantle persuasion). Mempengaruhi sikap tidak kalah pentingnya dalam komunikasi kelompok kecil atau organisasional. Misalnya, konsesus diantara anggota kelompok merupakan tujuan dalam diskusi untuk memecahkan persoalan. Kegiatan industri sering mencoba, terutama melalui media masa untuk mempengaruhi sikap publik atau bisnis raksasanya dengan cara penyajian yang cenderung berlebihan (misalnya : iklan Exxon mengenai ekologi mengatakan bahwa industri bahan bakar amat peduli pada masalah polusi yang  disebabkan oleh buangan industri). Bila diterapkan pada konteks komunikasi publik dan komunikasi massa, proses mempengaruhi sikap disebut membujuk (persuasi). Pengkajian komunikasi massa terutama berkenaan dengan pengaruh persuasif pesan terhadap para pemimpin pendapat yang merupakan bagian dari khalayak yang lebih luas.

Dalam menentukan tingkat keberhasilan berkomunikasi, ingatlah bahwa anda bisa saja gagal mengubah sikap orang lain, namun orang tersebut tetap dapat memahami apa yang anda maksudkan. Dengan perkataan lain, kegagalan dalam mengubah pandangan seseorang jangan disamakan dengan kegagalan dalam meningkatkan pemahaman.

4. Memperbaiki Hubungan

Sudah menjadi keyakinan umum bahwa bila seseorang dapat memilih kata yang tepat, mempersiapkannya jauh sebelumnya, dan mengemukakannya dengan tepat pula, maka hasil komunikasi yang sempurna dapat dipastikan. Namun keefektifan komunikasi secara keseluruhan masih memerlukan suasana psikologis yang positif dan penuh kepercayaan. Bila hubungan manusia dibayang-bayangi oleh ketidak percayaan, maka pesan yang disampaikan oleh komunikator yang paling kompeten pun bisa saja berubah makna atau didiskreditkan. Para pemilih akan was-was pada janji walikota yang mengatakan bahwa bila ia dipilih kembali, ia akan menempati semua janjinya semasa kampanye yang belum dipenuhi pada masa jabatan yang pertama. Seorang pemuda munkin sulit untuk tetap percaya bahwa si gadis masih tertarik padanya bila si gadis membatalkan lagi janji kencannya untuk yang ketiga atau keempat kalinya. Pak professor akan curiga pada mahasiswa yang meminta izin tidak ikut ujian tengah semester, bila satu jam setelah itu, si mahasiswa memimpin rapat di senat mahasiswa.

Telah dikemukakan bahwa kegagalan utama dalam berkomunikasi muncul  bila isi pesan tidak dipahami secara cermat. Di pihak lain, kegagalan-kegagalan lainnya  muncul  karena  gangguan  dalam  hubungan  insani  yang   berasal    dari kesalahpahaman. Hal ini tumbuh dari rasa frustasi, kemarahan atau kebingungan (kadang-kadang muncul ketiga hal tersebut sekaligus) sebagai akibat kegagalan awal dalam pemahaman. Karena kegagalan jenis ini cenderung mempertentangkaan komunikator-komunikator yang terlibat  maka penanganannya menjadi sulit, Dengan mengakui bahwa awal kesalahpahaman biasa muncul dalam komunikasi sehari-hari, mungkin kita dapat lebih sabar menghadapinya dan menghindarinya, atau paling tidak meminimalkan pengaruh buruknya terhadap hubungan antar persona.

Jenis pemahaman lainnya yang berpengaruh besar dalam hubungan insani adalah memahami motivasi orang lain. Kadang-kadang komunikasi dilakukan bukan untuk menyampaikan informasi atau untuk mengubah sikap seseorang, tapi hanya untuk ”dipahami” dalam pengertian yang kedua ini.

5. Tindakan

Banyak orang berpendapat bahwa komunikasi apapun tidak ada gunanya bila tidak memberi hasil yang sesuai dengan yang diinginkan. Sampai saat ini, hasil- hasil yang telah dibahas antara lain ; pemahaman, kesenganan, mempengaruhi sikap dan memperbaiki hubungan penting dalam kesempatan dan tempat tertentu. Ada beberapa contoh tindakan yang menjadi penentu utama bagi keberhasilan seorang komunikator. Dalam obrolan dengan seorang salesman mobil, salesman itu tidak hanya menginginkan agar anda lebih menyukai mobil yang ditawarkannya dari pada yang ditawarkan oleh perusahaan lainnya, namun ia pun ingin anda membeli mobilnya; tujuan utamanya bukanlah mengubah sikap. Seorang guru matematika akan kecewa bila muridnya mengatakan telah  mengerti suatu persoalan, tetapi tidak mampu mengerjakan soal yang serupa dalam ujian. Kita bisa mempertanyakan keefektifan komisi keuangan yang telah dicapai konsensus untuk mengimbangkan anggaran belanja, tetapi gagal merealisasikannya.

Mendorong orang lain untuk melakukan tindakan yang sesuai dengan yang kita inginkan, merupakan hasil yang paling sulit dicapai dalam berkomunikasi. Tampaknya lebih mudah mengusahakan agar pesan kita dipahami dari pada mengusahkannya agar pesan kita disetujui. Selanjutnya, lebih mudah membuat orang lain setuju untuk melakukan olahraga teratur dari pada membuatnya melakukan olahraga. Kita tahu bahwa beberapa perilaku muncul karena paksaan, tekanan sosial, atau karena peranan dokter, semua ini tidak memerlukan perubahan sikap terlebih dahulu. Biasanya tindakan sukarela muncul lebih dulu sebelum terjadi perubahan sikap. Bila anda mencoba membangkitkan tindakan para penerima pesan, kemungkinan responnya yang sesuai dengan yang anda inginkan akan lebih besar dari yang anda dapat :

1. Memudahkan pemahaman penerima tentang apa yang anda harapkan,
2. Meyakinkan penerima bahwa tujuan anda itu masuk akal, dan
3. Mempertahankan hubungan harmonis dengan penerima.

Tindakan yang anda harapkan tidak secara otomatis, namun besar kemunkinan akan terwujud bila ketiga hal tersebut diatas telah anda penuhi. Kesulitan dalam mengusahakan agar penerima pesan melakukan tindakan seperti yang diharapkan oleh pengirim pesan, menjadi jauh lebih besar dalam konteks komunikasi organisasional dan komunikasi masa. Memo manajer yang pedas untuk pegawai yang  mangkir, akan  menyebabkan  jumlah pegawai yang  mangkir menjadi lebih banyak lagi, atau hasil produksi disabotase dibagian perakitan. Jelas media masa sering tertarik pada kerumunan orang banyak, karena ada promosi deterjen. Para peneliti masih mempertanyakan keefektifan komunikasi masa dalam mengubah perilaku, Terbukti misalnya bahwa kampanye politisi melalui media masa, kecil pengaruhnya secara langsung terhadap perubahan cara-cara pemilihan.

Singkatnya, Lima hasil yang diperoleh melalui komunikasi insani yang efektif adalah pemahaman, kesenangan, pengaruh pada sikap, hubungan yang lebih baik dan tindakan. Dalam beberapa topik yang berlainan dalam buku ini, ada pembahasan khusus tentang setiap hasil komunikasi tersebut. Misalnya konsep keserupaan sikap. Demikian pula, konsep kepercayaan, kekompakan dan kredibilitas sumber, semuanya berkaitan dalam memperbaiki hubungan insani( Lubis, 2002:42-48).