bentuk komunikasi kantor

Bentuk Dasar Komunikasi

Secara garis besar ada dua bentuk dasar komunikasi yaitu komunikasi verbal dan komunikasi non verbal.

1.    Komunikasi verbal adalah bentuk komunikasi yang disampaikan komunikator kepada komunikan dengan cara tertulis atau lisan (Haryani). Dalam dunia bisnis komunikasi verbal menempati porsi terbesar, karena kenyataannya hasil-hasil pemikiran selalu disampaikan lewat komunikasi verbal dengan harapan komunikan lebih mudah memahami pesan-pesan yang disampaikan.

Komunikasi verbal dapat dilakukan dengan:

Berbicara dan Menulis

Mendengar dan Membaca

Aspek-aspek yang harus diperhatikan dalam komunikasi verbal:

1. Vocabulary (perbendaharaan kata)
2. Racing (kecepatan)
3. Intonasi suara
4. Humor
5. Singkat dan jelas
6. Timing (waktu yang tepat)

2.    Komunikasi Non verbal

Komunikasi nonverbal merupakan bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi. Walaupun pada umumnya komunikasi nonverbal memiliki sifat kurang terstruktur sehingga sulit untuk dipelajari, seperti memahami dalam penggunaan bahasa isyarat, ekspresi wajah, gerakan tubuh, sandi, symbol-simbol, warna dan intonasi suara. Komunikasi nonverbal adalah penyampaian pesan tanpa kata-kata dan komunikasi nonverbal memberikan arti kepada komunikasi verbal. Yang termasuk komunikasi nonverbal:

1. Ekspresi wajah
2. Kontak mata
3. Sentuhan
4. Postur tubuh dan gaya berjalan
5. Sound (suara)
6. Gerak isyarat
7. Penampilan pribadi

C.   Bentuk-bentuk komunikasi                 

Bentuk-bentuk komunikasi terdiri dari beberapa bagian antara lain:

1.    Komunikasi Personal

Dalam ilmu komunikasi kita mengenal komunikasi personal adalah seorang individu atau pribadi melakukan komunikasi dengan individu lain. Komunikasi personal yang umumnya bersifat dialog secara formal maupun informal

2.    Komunikasi Organisasi

Menurut Sri Haryani organisasi didefenisikan sebagai suatu unit sosial yang dikoorninasikan secara, terdiri dari dua orang atau lebih dan direncanakan dalam waktu yang panjang. Dari defenisi diatas maka organisasi merupakan tempat berkumpulnya manusia yang saling berinteraksi, dan dalam berinteraksi menimbulkan komunikasi dalam organisasi. Haryani mendefenisikan komunikasi organisasi adalah komunikasi yang terjadi didalam lingkungan organisasi. Setiap bentuk komunikasi dalam organisasi dalam mempelancar kegiatan organisasi dapat dikatakan sebagai komunikasi organisasi.

3.    Komunikasi Massa/Publik

Komunikasi Massa adalah sebagian keterampilan, sebagian seni, sebagian ilmu. Ia adalah keterampilan dalam pengertian bahwa ia meliputi teknik-teknik fundamental tertentu yang dapat dipelajari, seperti memfokuskan kamera TV, mengoperasikan tape recorder atau mencatat ketika mewawancarai. Ia adalah seni dalam pengertian bahwa ia meliputi tantangan-tantangan kreatif seperti menulis skrip pada program TV, mengembangkan tata letak yang estesis untuk iklan majalah. Ia adalah ilmu dalam pengertian bahwa ia meliputi prinsip-prinsip tersebut tentang bagaimana berlangsung komunikasi yang dapat dipergunakan untuk membuat berbagai hal menjadi baik. Warner Dkk.

D.   Hubungan Komunikasi dengan Organisasi

Istilah organisasi berasal dari perkataan latin organizare yang berarti yang berarti to form as or into a whole consisting of interdependent or coordinated parts (membentuk sebagai atau menjadi keseluruhan dari bagian-bagian yang saling bergantung atau terkoordinasi). Jadi secara harfiah organisasi itu berarti panduan dari bagian-bagian yang satu sama lainnya saling bergantung. Organisasi menurut Schein (1982) adalah “Suatu koordinasi rasional kegiatan sejumlah orang untuk mencapai beberapa tujuan umum melalui pembagian pekerjaan dan fungsi melalui hierarki otoriter dan tanggung jawab” (Schein, 1982;25).

Adapun hubungan komunikasi dengan organisasi menurut Hanney (1982), menyatakan bahwa organisasi adalah “Terdiri  atas sejumlah orang, ia melibatkan keadaan saling bergantung, kebergantungan memerlukan koordinasi, koordinasi mensyaratkan komunikasi”(Hanney, 1982;25). Komunikasi dapat dilihat sebagai “Proses mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyebarkan komunikasi yang memungkinkan organisasi berfungsi” (Farace, Monge, & Rusell, 1997;4).

Berdasarkan definisi diatas dapat disimpulkan bahwa dalam sebuah organisasi ada sifat ketergantungan antara karyawan dengan pimpinan dan pimpinan dengan karyawan. Oleh dari itu bagaimana seorang pemimpin mempengaruhi kualitas kinerja karyawannya diperlukan adanya komunikasi organisasi. Komunikasi Organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan-hubungan hierarkis yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.

Komunikasi organisasi, dipandang dari suatu perspektif interpretif (subjektif) adalah proses penciptaan makna atas interaksi yang merupakan organisasi. Komunikasi organisasi adalah “perilaku pengorganisasian”yang terjadi dan bagaimana mereka yang terlibat dalam proses itu berinteraksi dan memberi makna atas apa yang sedang terjadi.

 Salah satu tantangan besar dalam komunikasi organisasi adalah bagaimana menyampaikan informasi ke seluruh bagian organisasi dan bagaimana menerima informasi dari seluruh bagian organisasi. Proses ini berhubungan dengan aliran informasi. Organisasi mengandalkan inovasi dan harus mampu menghasilkan informasi dari para anggotanya. Aliran informasi dapat membantu menentukan iklim dan moral organisasi, yang pada gilirannya berpengaruh pada aliran informasi .

            Informasi tidak mengalir secara harfiah, kenyataannya informasi sendiri tidak bergerak. Sesungguhnya informasi yang terlihat adalah penyampaian suatu pesan, interprestasi penyampaian tersebut, dan penciptaan penyampaian lainnya. Penciptaan, penyampaian dan interprestasi pesan merupakan proses yang mendistribusikan pesan-pesan ke seluruh organisasi.

            Jadi yang kita namakan aliran informasi dalam suatu organisasi, sebenarnya adalah suatu proses dinamik. Dalam proses inilah pesan-pesan secara tetap dan berkesinambungan diciptakan, ditampilkan, diinterprestasikan. Proses ini berlangsung terus dan berubah secara konstan artinya komunikasi organisasi bukanlah sesuatu yang kemudian berhenti tetapi komunikasi yang terjadi sepanjang waktu.

Dimensi-dimensi Komunikasi Dalam Kehidupan Organisasi

1.    Komunikasi Internal

Komunikasi internal dapat didefinisikan oleh. Brennan (dalam Effendy)   (2003) sebagai :

      “Interchange of ideas among the administrators and in particular structure (organization) and interchange of ideas horizontally and vertically within the firm which gets work done (operations management)”.(Pertukaran gagasan diantara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan atau jawatan yang menyebabkan terwujudnya perusahaan atau jawatan tersebut lengkap dengan strukturnya yang khas (organisasi) dan pertukaran gagasan secara horizontal dan vertikal didalam perusahaan atau jawatan yang menyebabkan pekerjaan berlangsung (operasi dan manajemen)” (Brennan dalam Effendy, 2003;122).

  Organisasi sebagai kerangka (framework) menunjukkan adanya pembagian tugas antara orang-orang di dalam organisasi itu dan dapat diklasifikasikan sebagai tenaga pimpinan dan tenaga yang dipimpin. Untuk menyelenggarakannya dan mengawasi pelaksanaan tujuan yang akan dicapai, pimpinan atau administrator mengadakan peraturan sedemikian rupa. Dimana pimpinan tidak perlu berkomunikasi langsung dengan seluruh karyawan. Pimpinan membuat kelompok menurut jenis pekerjaannya dan mengangkat seorang sebagai penanggung jawab atas kelompoknya.

Dengan demikian pimpinan cukup berkomunikasi dengan para penanggung jawab kelompok. Jumlah kelompok serta besarnya kelompok bergantung pada besar-kecilnya organisasi. Untuk memperoleh kejelasan, komunikasi internal dapat dibagi menjadi dua dimensi dan dua jenis, yaitu : komunikasi vertikal dan komunikasi horizontal.

a)      Komunikasi vertikal

Komunikasi  vertikal, dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari jabatan berotoritas lebih tinggi kepada mereka yang berotoritas lebih rendah (downward communications). Mereka yang berotoritas lebih rendah ke jabatan berotoritas lebih tinggi (upward communications), adalah komunikasi dari pimpinan kebawahan dan dari bawahan kepada pimpinan secara timbal-balik (two-way traffic communications). Alam komunikasi vertikal, pimpinan memberikan instruksi-instruksi, petunjuk-petunjuk, informasi-informasi, penjelasan-penjelasan, dan lain-lain kepada bawahannya. Dalam pada itu, bawahan memberikan laporan-laporan, saran-saran dan sebagainya kepada pimpinan.

Komunikasi dua arah secara timbal-balik tersebut dalam organisasi sangat penting sekali. Karena jika hanya satu arah saja dari pimpinan kepada bawahan, maka roda organisasi tidak akan berjalan dengan baik. Pimpinan perlu mengetahui laporan, tanggapan, atau saran para karyawan sehingga suatu keputusan atau kebijaksanaan dapat diambil dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan. Komunikasi vertikal dapat dilakukan secara langsung antara pimpinan seluruh karyawan, bisa juga bertahap melalui eselon-eselon yang banyak bergantung pada besar dan kecilnya perusahaan. Akan tetapi, komunikasi vertikal yang lancar, terbuka, dan saling mengisi merupakan pencerminan sikap kepemimpinan yang demokratis, yakni jenis kepemimpinan yang paling baik diantara jenis-jenis kepemimpinan lainnya.

b)      Komunikasi horizontal

Komunikasi horizontal adalah komunikasi secara mendatar. Komunikasi horizontal terdiri dari penyampaian informasi di antara rekan-rekan sejawat dalam unit kerja yang sama. Unit kerja meliputi individu-individu yang ditempatkan pada tingkat otoritas yang sama dalam organisasi dan mempunyai atasan yang sama. Bentuk komunikasi horizontal yang paling umum mencakup semua jenis kontak antarpersona. Bahkan komunikasi horizontal tertulis cenderung menjadi lebih lazim.

Komunikasi horizontal paling sering terjadi dalam rapat komisi, interaksi pribadi, selama waktu istirahat, obrolan di telepon, memo dan catatan, kegiatan sosial dan lingkaran kualitas. Lingkaran kualitas adalah sebuah kelompok pekerja sukarela yang berbagi wilayah taggung jawab. Dalam komunikasi seperti ini desas-desus cepat sekali menyebar dan menjalar, biasanya yang menjadi perbincangan adalah masalah-masalah pekerjaan atau tindakan pimpinan yang merugikan.

Pemecahan masalah yang timbul akibat proses komunikasi dengan jalur seperti itu adalah tugas public relations (kepala hubungan masyarakat). Tugas pekerjaan kepala humas sebenarnya tidak hanya ke luar (eksternal), tetapi juga ke dalam (internal). Oleh karena itu, ruang lingkup kegiatan public relationsterdapat apa yang disebut internal public relations, yang diantaranya mencakup apa yang dinamakan employee relations, yakni hubungan dengan karyawan. Dalam rangka pelaksanaan employee relations ini, public relations officer terjun kebawah, bergaul dengan karyawan untuk menampung keluhan, keinginan, atau apa saja yang mungkin berpengaruh pada pekerjaan.

Menjalar desas-desus dikalangan karyawan mengenai suatu hal sering kali disebabkan oleh interprestasi yang salah. Tugas kepala humaslah untuk meluruskan, menetralisir, dan menganalisisnya sehingga berada dalam proporsi yang sebenarnya. Antara komunikasi vertikal dan komunikasi horizontal terkadang-kadang terjadi apa yang disebut komunikasi diagonal. Komunikasi diagonal atau disebut komunikasi silang (cross communication) adalah komunikasi antara pimpinan seksi dengan pegawai seksi lain.

2.      Komunikasi Eksternal

Komunikasi eksternal adalah komunikasi antara pimpinan organisasi dengan khalayak di luar organisasi. Pada instansi-instansi pemerintah seperti departemen, direktorat, jawatan dan pada perusahaan-perusahaan besar, disebabkan oleh luasnya ruang lingkup, komunikasi lebih banyak dilakukan oleh kepala hubungan masyarakat daripada oleh pimpinan sendiri. Pimpinan sendiri hanyalah terbatas pada hal-hal yang sangat dianggap penting, yang tidak bisa diwakilkan kepada orang lain, umpamanya perundingan yang menyangkut kebijakkan organisasi. Dimana dilakukan oleh kepala humas dalam kegiatan komunikasi eksternal yang merupakan tangan kanan pimpinan.

Komunikasi eksternal terdiri atas dua jalur secara timbal balik, yakni komunikasi dari organisasi kepada khalayak dan dari khalayak kepada organisasi.

a)            Komunikasi  dari organisasi kepada khalayak

         Komunikasi dari organisasi kepada khalayak pada umumnya bersifat informatif, yang dilakukan sedemikian rupa sehingga khalayak merasa memiliki keterlibatan, setidak-tidaknya ada hubungan batin.

b)            Komunikasi dari khalayak kepada organisasi

Komunikasi dari khalayak kepada organisasi merupakan umpan balik sebagai efek dari kegiatan komunikasi yang dilakukan oleh organisasi. Jika informasi yang disebarkan kepada khalayak itu menimbulkan efek yang sifatnya kontroversial, maka ini disebut opini publik.

Ada beberapa syarat-syarat komunikasi efektif dan bisa diterima oleh karyawan sebagai berikut :

1. Pesan dapat dimengerti
2. Pada saat keputusan diambil, karyawan percaya bahwa komunikasi yang dilancarkan cocok dengan tujuan organisasi
3. Komunikasi cocok dengan kepentingan pribadi karyawan
4. Secara mental dan fisik, karyawan mampu melaksanakannya

Sistem dan proses komunikasi organisasi seperti diuraikan diatas berlaku untuk jenis organisasi ke karyawan apapun : perusahaan, jawatan, badan, lembaga, dan lain-lain.